星河小學校舍檔案管理制度
第二小學校舍檔案管理制度
校舍檔案是維護學校權益,查勘維修房屋,合理使用校舍,反映學校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理,更好地為學校教育教學工作服務,根據上級有關規定,特制定本制度:
一、檔案的收集
要充分認識校舍檔案收集的意義,在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集,檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。
2、應有積極態度和主動精神,不能坐門等客。
3、一式二份,正本放教育委員會,副本存學校。
4、當撤銷學校的校舍檔案,應全部移交給市教育委員會。
二、校舍檔案管理
1、邊鑒定邊整理,按要求進行分類、組卷,文件排列、案卷的裝訂,案卷的排列,案卷目錄的編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯系,利用原有基礎,便于保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎。
4、檔案的整理必須便于保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設立庫房,庫房的要求達到“十防”,按要求設置保管設備,材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致,移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據案卷目錄清點核對,并在交接收據上簽名蓋章,其收據一式三份,交接雙方各一份,會計一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續,外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批準手續。
2、查閱或借閱,只允許在檔案室進行。
3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉讓他人閱覽、缺頁等,嚴守保密規定,歸還時清點清楚。
4、查閱或借閱時,嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證,措施到位,查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱后不能亂說,閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊,經領導審批后,二人以上人員監銷。
七、清銷
1、清銷之前,首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計,如發現確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值,經鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。
2、清銷應有二人以上人員監銷,以防失泄機密。
3、要遵守保密規定,堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。
