酒店物資采購工作管理制度
物資采購是酒店經營管理中的重要環節,加強采購工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉、提高經濟效益的重要手段。
采購員是酒店采購工作的專業人員,酒店所需物品原則上均由其統一購買,其他部門應予以支持、配合、監督。
l、采購的計劃管理
加強計劃管理,嚴格審批手續,是采購管理的關鍵。
(1)房務部、餐飲部、工程部等各部門應編制“物資需求計劃”,并于每月末報下月份“物資需求計劃”交財務成本控制審核,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后轉采購員;
(2)倉庫補充請購,由倉庫保管根據業務需要提出申請,填寫物品申購單,交財務成本控制審核,送財務經理審批,報總經理批準后,轉采購部;
(3)其他零星物品的申購,由使用部門提出申請,經理根據庫存情況審核簽字,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后,轉采購員;
(4)食品原材料批量采購采取定期補給的辦法,由餐飲部報申購計劃,交財務成本控制審核,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后,轉采購員;
(5)餐飲部每天需購入的鮮活原料,由廚師長、餐飲總監簽字后,于下午5:00前將采購單報采購員。
2、采購物資的擇商和價格管理
采購物品堅持貨比三家,嚴格價格控制。
(1)所有申購計劃或申購單送到采購員后,由其具體負責對申購計劃、申購單上的采購物資進行擇商、確認和報價;
(2)采購人員收到自己分管的申購單后要認真歸納、分類整理。對其中有疑問的內容要與部門經理、總監和申購部門及時溝通,在確認無誤后,按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應廠、商,進行業務治談,經過對比篩選,擇優確定報價填入申購單,并填好總金額、供應廠商名稱后,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后,轉采購員;
(3)供應廠商的優惠、折扣、贈送、回扣等必須歸酒店所有,并在報價中注明;
(4)所有采購物資的擇商報價,必須由采購部在充分準備掌握市場行情的條件下擇優確定,使用部門有權了解所需物品的價格和提出質疑,并對所掌握的供應廠商及購物意向要主動通報采購部,由其選定質優價廉服務好的供應廠商;
(5)鮮活原材料的價格受市場影響浮動較大,市場詢價小組(財務人員)每周需作市場詢價,根據市場價格和采購價格對比并作出分析,上報主管副總、總經理。
