m項目管理處文檔管理制度
項目管理處文檔管理制度
根據國家檔案法和檔案管理規定,為進一步提高管理文檔工作的質量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定以下制度:
一、管理處電腦文檔管理員專職負責管理處所有文件(通知、規定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規、車輛檔案等)的存檔、收集和保管,做到完整、系統、準確。
二、任何人員借閱上述文件資料,須經管理處經理批準,登記日期、用途、經手人及歸還時間。
三、屬秘密文件的要妥善保管,不準散播其內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。
四、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無權翻閱,保管人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
五、文件資料等要進行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是按內容、按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標明。
六、要經常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經管理處領導批準可做銷毀處理。
七、積極實行檔案現代化管理,應用計算機檢索手段,做到文檔管理標準化、規范化和程序化。
八、會同有關部門,在購置重要設備到貨時,檢查驗收文件材料,并及時歸檔。
九、各部門拍攝的記錄管理處各項活動的照片、聲像材料,必須在活動結束后一周內整理好,注明時間、地點、來賓姓名、活動內容,交文檔管理員及時歸檔。
