投資公司文件收發和輪閱管理制度

投資公司文件收發和輪閱管理制度

投資開發公司文件收發和輪閱管理制度

一、編制目的

為維護公司文件收發和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司文件收發和輪閱的管理。

三、相關職責

1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱文件。

2.綜合辦公室負責文件收發和輪閱管理制度的管理。

四、文件收發程序

1.凡上級和有關部門發、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。

2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應立即交總經理閱簽。

3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。

4.經總經理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門按規定辦理。

5.各職能部門需要發文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理審核,最后由總經理簽發。

6.收到已簽發的文件后,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印制份數,并逐項將文件標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。

7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發時需注明,由綜合辦公室按有關規定辦理。

五、文件輪閱程序

1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待后補閱。

2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,復印件應妥善保管。

3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,并按規定立卷歸檔。

六、其他

1.本制度自簽發之日起執行。

2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。