合同章使用管理制度范例
第一章 總 則
第一條 為了規避公司在經營管理活動中的風險,維護公司利益,根據國家有關印章使用管理規定,結合公司實際情況特制定本管理辦法,旨在規范公司合同專用章的管理。
第二條 具備下列條件之一的方可發放合同專用章:
(一)對外聯系購銷、加工任務較多的部門;
(二)取得授權委托具獨立經營資格的企業非法人分支機構。
第三條 本規定適用于 集團有限責任公司(以下簡稱集團公司)及下屬企業或部室對合同專用章的管理。
第二章 管理、監督機構
第四條 具備本管理規定第二條條件的部門、分支機構為合同專用章的管理部門,實行合同專用章專責人保管制度,由企業的負責人授權合同專用章專責人,出具書面的授權委托書。企業建立《合同專用章管理表》,專人領取和歸還印章情況在表上予以記錄。被授權人員工作變動的應辦理用章的交接手續。
第五條 集團公司法律事務室負責對企業合同專用章的管理情況進行監督,定期或不定期檢查合同專用章使用管理情況。企業應積極配合,提供相關記錄和材料。
第三章 用章的流程及檔案保管
第六條 合同專用章的用章申請審批權由企業依據合同的審批權限授權相關負責人員。超越授權范圍的,將追究負責人和使用人的責任。申請人依據已獲審批的《用章審批登記表》到用章管理員處辦理用章。
第七條《用章審批登記表》包括用章日期、用章單位、用章內容、批準用章人、經手人、蓋章人等內容,必須逐項登記字跡要清楚。
合同專用章的管理人應對《用章審批登記表》上記載內容予以認真核對,確認無誤后方可蓋章,并將用章記錄在《用章登記簿》上登記。
第八條 對須經過多部門會簽的合同,憑會簽表并在《用章登記簿》登記,可使用合同專用章,會簽表復印件應保存備案。
第九條 禁止在空白文本或空白合同書上預蓋合同專用章。
第十條 所有用印申請審批流程必須按以上流程嚴格執行,特殊緊急事項需要用章的,如單位領導均外出,用章人可通過電話或其他方式向有用印審批權限的領導口頭請示核準后,用章管理人方可用章,事后用章人應補齊用章審批手續。
第十一條 合同專用章管理人不在崗時,印章保管部室負責人應指定一名臨時用章管理人,臨時用章管理人除按照用章程序在合同上用章外,應于《用章審批登記表》的蓋章經手人處簽名備查。
第十二條 蓋章完畢后,印章保管人應將《用章審批登記表》、《用章登記簿》或相關文件審批表復印件等資料存檔以備檢查。
第十三條 一般情況下,不得將印章攜帶出單位外使用。如確需在單位外用印時,必須經企業負責人批準,辦理印章出借手續,并由印章管理人員或企業負責人指定的專人到場監印。
第四章 附 則
第十四條 用章管理人應妥善保管合同專用章,不得擅自出借、攜帶外出。
所有人員都必須嚴格依照本管理辦法規定程序使用印章,不得越權審批,未經批準,不得擅自使用。違反本管理規定造成損失的,企業有權給予處分,并要求責任人員賠償造成的損失。
第十五條 合同專用章發生遺失、損毀、被盜等情況時,用章管理人應即日向辦公室書面報告,若外出或下班的,應先口頭報告,事后提交書面報告,辦公室收到報告后應即時向企業負責人匯報,并及時采取補救措施,依法公告作廢,用章管理人有過錯的,企業有權給予處分,并要求其承擔造成企業損失的賠償責任。
第十六條 本管理辦法由集團公司法律事務室負責解釋,從20 年 月 日起施行。
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