某后勤物業郵件投遞管理制度
后勤物業郵件投遞管理制度
一、投遞條件
1.收發室的服務對象為根據學校機構設置的部處院系、學生班級等單位用戶。
2.學校單位用戶可到收發室申請辦理郵件投遞手續,其辦理流程為:
(1)新設立的部處院系、新生班級到收發室申請一個免費信箱,收發室核實情況是否屬實。
(2)收發室分配信箱,由單位或學生班級指定的專人簽字領取信箱鑰匙。
(3)收發室自信箱開通之日起安排投遞。
二、投遞方式
各類郵件的投遞方式分為信箱投遞和窗口領取兩種。
1.信箱投遞:指按照郵件封面書寫的信箱投遞至對應信箱的投遞方式。
信箱投遞的郵件包括:普通信件、印刷品、報紙等。
2.窗口領取:指以適當方式通知收件人到收發室窗口,憑證件簽字領取郵件的投遞方式。
窗口領取的郵件包括:特快專遞、掛號信(印刷品)、包裹單、匯款單等。
三、投遞頻次
1.掛號郵件:每個工作日投遞兩個頻次。
2.報紙信函:每個工作日投遞一個頻次。
3.雜志刊物:每個月至少投遞一個頻次。
4.外部投遞:每周五個頻次(節假日除外)。
收發室各類郵件的投遞頻次,可根據郵局投遞頻次和自身工作情況予以相應調整。
四、投遞時限
投遞時限是指郵局將各類郵件送至收發室后,收發室投遞郵件不應當超過的最大時間限度。
1.特快專遞:4個工作時內通知完畢。
2.報紙:4個工作時內投遞完畢。
3.包裹單:8個工作時內通知完畢。
4.普通信函:8個工作時內投遞完畢。
5.匯款單:16個工作時內通知完畢。
6.掛號信(印刷品):16個工作時內通知完畢。
7.銀行卡:7個工作日內通知完畢。
8.雜志刊物:7個工作日內通知完畢。
如遇節假日、用戶要求變更投遞時限、收發室工作特殊情況等,各類郵件的投遞時限可予以相應調整。
五、投遞深度
1.針對具備投遞條件的單位用戶,掛號郵件采取窗口領取的方式投遞;普通郵件則采取信箱投遞的方式投遞。
2.針對收件地址寫為門牌號碼等不具備投遞條件的郵件,掛號郵件采用窗口領取的方式試投;普通郵件則投遞至該樓房的物業主管部門,如其拒收按疑難郵件處理。
3.針對要求從現有免費信箱分戶單獨投遞的用戶,由用戶向收發室提出信箱租賃申請,收發室將提供有償服務。
4.針對要求將郵件從信箱投遞延伸至室內的用戶,收發室將延長投遞深度,提供有償服務。
六、特約服務
針對有特殊需求的用戶,收發室在日常服務標準的基礎上,采取有償的方式為用戶提供特約服務。
1.信箱租賃:具體規定參見收發室信箱出租管理辦法。
2.延伸服務: 如用戶需將郵件從信箱投遞改為投遞至室內,延長服務深度,收費標準為每年每戶200元。
3.代為投遞:如用戶有代為投遞郵件的需求,收發室可代為分發并投遞至相應信箱,收費標準為每件0.5元。
七、投遞管理
1.各單位用戶應設置專人定期開啟本單位信箱領取郵件。在領取掛號郵件時,應點核郵件無誤并出示有效證件,經收發室工作人員確認后簽收。
2.領取郵件的有效證件包括居民身份證、戶口簿和工作證等。遇特殊情況,經收發室主管批準后可相應辦理。
3.各單位郵件領取人員對于各種郵件負有保護和及時傳送的責任,不得私拆、隱匿、毀棄郵件或者撕揭郵票。
4.用戶誤收的郵件應當及時退還收發室;用戶誤拆的郵件應及時退還收發室并說明情況,對誤拆郵件的內容要保守秘密。
