某物業轄區智能卡管理辦法
物業管理公司質量管理體系文件
--智能卡管理辦法
1.目的:
規范對智能卡的管理控制,避免智能卡的不合理使用。
2.范圍:
適用使用智能卡的各管理處。
3.方法和過程控制:
3.1 智能卡的發放控制
3.1.1部門經理負責對本部門的智能卡發放管理工作進行監督、審批。
3.1.2部門指定專人負責智能卡的授權發放管理工作,負責申請人的身份識別、房號和使用范圍等登記。每季度對智能卡進行統計整理,填寫《智能卡季度整理表》,對異常情況進行核查處理,負責對電腦密碼每季度進行更改。
3.2 智能卡的登記發放
3.2.1業主申請領卡須出示有關證明,智能卡發放人員根據證明,進行發卡、授權,并在《智能卡發放/異常情況登記表》上進行登記。
3.2.2公司或相關工作人員如需申請領卡,須經部門經理或經理授權人審批簽名,發放人員進行智能卡的發放授權,并在《智能卡發放/異常情況登記表》上進行登記。
3.2.3 智能卡持有人需對卡的授權內容進行變更,須持有相關證明,部門發卡人員予以變更,并登記。
3.2.4業主和工作人員發卡情況應分開登記。
3.3 智能卡的掛失、解掛
3.3.1持卡人掛失/解掛智能卡時,須出示本人身份證,經智能卡發放人員核對無誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。
3.4 智能卡的更換、退還
3.4.1持卡人在保修期內智能卡自然損壞,憑舊卡到控制中心可換取新卡,發卡人收回舊卡并登記。
3.4.2持卡人因人為造成智能卡損壞,如打孔、折疊、機洗等只能重新申請領取,不能更換。
3.4.3公司贈送的智能卡不能辦理退還相關手續。
3.4.4車主不再承租車位后,出納應及時知會發卡人員,取消其車場授權,并經車主確認后方可辦理解除手續,同時填寫《智能卡發放/異常情況登記表》。
3.5 智能卡的注銷
3.5.1如業主產權發生變更,部門出納員應及時通知中心,對其智能卡進行注銷,并通知原業主。
3.5.2如果工作人員持有的智能卡存在不合理使用或丟失,授權人應立即予以注銷或收回智能卡,同時填寫《智能卡發放/異常情況登記表》。
3.6 智能卡的授權期限規定
業主及家庭成員的智能卡授權期限一般為五年;其他人員智能卡授權期限一般為一年,最長不得超過兩年。
3.7工作人員智能卡的回收
部門工作人員調離或離職,由人事管理員協助授權人收回智能卡,登記在《智能卡發放/異常情況登記表》中。
3.8門禁系統密碼管理
大堂門、單元門的開啟密碼管理處每季度更改一次,更改后的新密碼應提前一周發到住戶郵箱或電話通知。新密碼不得以張貼或公告形式進行通知。
4.質量記錄表格:
gzwy7.5.1-a01-07-f1 《智能卡發放(異常)情況記錄表》
gzwy7.5.1-a01-07-f2 《智能卡季度整理表》
