南油物管公司公文管理暫行辦法
物管公司公文管理暫行辦法
一.行文規定
1.呈報、下發的公文應一文一事。
2.公司對外統一名稱:**物業管理有限責任公司。正式對外行文、簽署合同均應使用公司名稱。
二.行文程序
1.公司的行文,先由承辦人擬稿,經分管部門副總審閱后,送行政部核稿,再請總經理簽發。
2.管理處行文,重要事項需事前請示總經理同意后,由分管副總簽發。
3.公司和管理處發文,均由行政部統一編發文號。
三.行文格式與要求
1.凡屬對外行文,要使用統一規格的擬稿紙,如第一頁寫不下,應附雙線橫格紙。
2.標題簡要明確,注明文件種類(請示、報告、函等)。
3.注明報送單位。
4.注明行文編號,以便可存放、查找和立卷歸檔。
(1)對外行文編號統一為:**物司[ ]第號
(2)對大廈客戶編號統一為:**物處字[ ]第號
5.撰寫、修改或譽請公文,必須使用墨水筆,不使用鉛筆、圓珠筆。經修改后的稿件,如字跡潦草、涂改較多、模糊不清的,應由原擬稿人譽請后再送打印。
四.繕印
1.文件簽發后,由行政部統一打印并存入磁盤,按核定數量打印份數,印數少的采用復印,印數多的外送印刷。
2.繕印后的文件由撰稿人負責校對,以公司管理處名義的行文,由行政部核稿人予以復檢。
3.繕印校對人應在原稿上簽注姓名、日期。
五.發文
1.文件分發前對份數、附件、印章等進行檢查。
2.文件分發時應注明受文單位及地址,'急件'、'密件'應做相應的標識、戳記,防止延誤與泄密。
3.繕印后發出的文件,應留二份與原稿一份退承辦部門,由承辦部門按管理要求立卷歸檔。
