商場物業部文檔管理辦法范本
商場物業部文檔管理辦法
1.制定本辦法的目的、依據和適用范圍
1.1為了加強物業部門的文檔管理,充分發揮文檔的作用,更好地為商場的經營、管理和發展等各項工作服務,依據《中華人民共和國檔案法》和國家有關企業檔案管理的有關規定,結合物業管理行業特點及本公司實際情況,制訂本管理辦法。
1.2本管理辦法的適用范圍包括集團各區域物業部、各商場物業管理部門。
2.文檔的定義
2.1文檔是指從事經營、管理以及其他各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文件、報表、圖紙、帳冊、照片、錄音、錄像、電子光盤以及記載榮譽內容的獎品實物等歷史記錄。
3.文檔管理的基本原則和要求
3.1為維護文檔的完整、安全,同時便于有效利用,各商場物業在管理活動過程中形成的物業檔案資料實行“統一制度、三級管理”的原則,即:凡明確列入由區域物業部集中保管目錄的文件材料(原件)由區域物業部集中保管;其他文件材料(原件)由各商場物業(保安)部按集團的規定要求自行管理。
3.2各商場領導應當加強對文檔工作的領導和管理。
4.文檔管理機構和人員
各商場在物業經理的領導下,形成檔案工作的管理網絡。
*集團物業推進中心對各區域物業部、各商場物業(保安)部文檔工作進行指導、檢查和考核。集團物業推進中心文檔配備專職文檔管理人員,負責收集、保管和提供利用物業條線各類文檔;
*各區域、各商場物業部門的文員(或指專人)在部長(經理)領導下負責本區域、商場(物業條線)文檔材料的歸集和整理立卷,并按規定向集團物業推進中心送交相關文檔。
*各區域物業部、各商場物業(保安)部均須根據文檔保管的要求設置固定文檔存放點,并配備文檔管理人員和必要的文檔存放櫥柜,負責本部門文檔材料(資料)的歸集、整理。
*各區域物業部長、各商場物業(保安)經理為文檔工作的主要責任人,并將文檔工作納入部門的年度工作計劃。
5.文檔案管理人員的職責
5.1.集團物業推進中心文檔管理人員的職責:
*負責公司級(物業條線)各類文檔的接收、整理、保管、統計、利用等;
*按規定要求統一管理公司(物業條線)的文檔,確保文檔的完整和安全。對已接收入室的文檔,有計劃參與進行整理、重組和銷毀工作;對因歸檔制度不健全或執行不嚴而遺漏失散在外的重要文件材料,加強收集歸檔;
*指導、督促和檢查各部門文件材料的立卷、歸檔工作,組織對兼職文檔管理人員的業務學習與培訓;
*參與實施對部門文檔工作的考評;
*負責編制公司(物業條線)文檔目錄、檢索資料,嚴格執行文檔借閱制度,主動、快捷提供利用服務;
*辦理領導交辦的其他有關文檔業務的工作。
5.2.區域物業部文檔管理人員的職責:
*按歸檔類別要求負責所屬部門形成文件的積累、整理和立卷工作,對集團物業推進中心需要的文件材料,按規定要求及時送交歸檔;
*負責由部門日常使用保管的文檔、資料(主要是物業管理業務文檔)的管理。
*部門文檔管理人員如兼文員工作,則還應當承擔如下職責:
(1)負責本部門文書處理工作,包括文件材料(含合同、協議、來往文書等)的收發、登記、傳閱、催辦和留注;
(2)負責本部門文書管理工作,包括文件材料的保管、調閱和文件材料的歸集、整理、預立卷等。
5.3.商場物業(保安)文檔管理人員的職責:
*按歸檔類別要求負責所屬部門形成文件的積累、整理和立卷工作,對明確由區域物業部文檔室集中保管的文件材料,按規定要求及時送交歸檔;
*負責由部門日常使用保管的檔案、資料(主要是物業管理業務檔案)的管理。
*部門文檔管理員如兼文員工作,則還應當承擔如下職責:
(1)負責本部門文書處理工作,包括文件材料(含合同、協議、來往文書等)的收發、登記、傳閱、催辦和留注;
(2)負責本部門文書管理工作,包括文件材料的保管、調閱和文件材料的歸集、整理、預立卷等,并按規定及時向文檔室移交。
6.公司(物業條線)文件材料歸檔范圍
*前期工程交接驗收范圍的材料歸檔
*客商戶檔案(含二次裝修資料)及客戶服務范圍的材料歸檔
*物業運作管理(含合同、協議、來往文書等)范圍的材料歸檔
*其它范圍的材料歸檔
7. 檔案的管理和移交
*向文檔室(各部門)移交文檔時,應辦理交接手續。按規范格式填制〖歸檔文件材料移交接收清冊〗,認真做好清點、登記和簽署工作。
*文檔管理應遵循保密工作有關規定。
*文檔室必須具備防盜、防火、防有害生物等安全設施。文檔室由文檔管理人員專人管理。
*按規定由各部門負責管理的檔案、資料(主要是物業管理業務檔案),在該物業項目管理終止或管理主體發生變化時,應按規定編制移交清冊后,向接管該項目的物業辦理移交。
8.檔案的查閱利用
*文檔室應當多渠道、多形式地開展文檔利用服務工作,努力提高文檔利用效能。
*查閱、借閱文檔需辦理相關登記和批準手續,并填制〖文件檔案資料查閱登記表〗及〖文件檔案資料借閱登記表〗。
*查閱、借閱、復印各部門文檔資料時,一般需經相關領導簽字批準,并須辦理相關登記(歸還時及時注銷)手續。
