某學校基建處基建工程檔案管理辦法
學校基建處關于基建工程檔案管理的辦法(暫行)
基建工程檔案管理是基建管理工作的重要內容。基建工程檔案是學校綜合檔案的重要組成部分,是今后進行基建工作和學校管理工作的基礎。
基建部門檔案室業務上受學校綜合檔案室的指導,按規定向校檔案室及**市城建檔案館移交完整的檔案材料。
一、基建類檔案是指學校的基建項目從醞釀、決策到建成交付使用以及改建、擴建、抗震、加固、維修等項目的全過程中形成的、對學校和社會具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。
二、歸檔的基建材料,是國家的寶貴財富,是建設學校的歷史記錄,所有的工程技術人員,都有為建檔、歸檔完善檔案提供資料的義務。
三、各科室把檔案資料的收集、整理、移交工作列進職責范圍,有專人負責,作為年終業績考核內容之一。
四、檔案管理人員應嚴格遵守崗位責任制,忠于職守,刻苦鉆研業務,掌握專業知識,充分利用微機管理,保證檔案管理工作有序、高效進行。
五、歸檔的綜合管理文件:
1)上級有關基建工作的文件。
2)基建工作規章制度。
3)基建工作計劃、總結、簡報、大事記。
4)基建工作總體規劃。
5)基建工作年度、季度總結、統計報表。
6)基建工程財務預決算和上級批復。
7)全校性總體規劃、設計總平面圖。
8)水、電、氣管道分布圖。
9)地質勘察、地形測量材料。
10)綜合性征地文件材料。
11)設計院所、室形成的文件材料。
六、歸檔的工程竣工檔案的內容
(一) 工程前期及竣工文件材料
1)可行性研究:項目建議書及上級批復、可行性研究報告、項目評估、環境預測、調查報告、設計任務書。
2)計劃任務書及批復。
3)工程項目申請、批準文件。
4)征地審批文件(包括拆遷、補償等文件)。
5)規劃定點文件(包括建筑紅線圖和道路紅線圖)。
6)工程文字審批(附方案圖)文件。
7)設計文件:初步設計,技術設計,施工圖設計,技術秘密材料,專利文件,設計計算書,關鍵技術實驗,總體規劃設計,設計評價,鑒定及審批。
8)建筑設計的環保、消防、防疫等審批文件。
9)規劃許可證。
10)開工報告表。
11)準予開工通知書。
12)委托監督、工程質量監督員通知書。
13)承發包合同或施工合同、協議書、招標、投標、決標、租賃等到文件、合同會簽單、水、電、氣、暖供應協議書。
14)與工程有關的會議紀要(貫穿全過程)。
15)工程地質和水文地質勘察報告。
16)預決算書及審計文件。
17)竣工報告、及工程竣工驗收證明書、質量評審材料、驗收會議決議文件等。
(二) 各種建筑材料合格證、施工試驗報告。
1)鋼材出廠合格證及檢驗報告(鋼筋及型鋼)。
2)鋼材焊接檢驗報告及焊條合格證、焊工操作證。
3)水泥出廠合格證及復驗報告。
4)磚、砂、石出廠合格證及檢驗報告(含保溫材料合格證)、 準用證。
5)防水材料合格證及試驗報告。
6)構件出廠合格證及試驗報告。
7)外加劑。
8)采暖衛生與煤氣工程、設備出廠合格證、準用證。
9)電氣工程材料、設備出廠合格證、準用證。
10)通風與空調工程材料、設備出廠合格證、準用證。
11)土壤試驗。
12)砂漿配合比及抗壓強度試驗報告。
13)混凝土配合比及抗壓強度試驗報告。
14)現場預應力混凝土試驗。
15)其他。
(三) 工程技術要求、技術交流、設計變更、圖紙會審紀要、施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術、安全措施、施工工藝、定位放線、基礎、結構驗收、施工記錄、隱蔽工程驗收記錄。
1)圖紙會審。
2)設計變更。
3)定位放線。
4)基礎驗收。
5)結構驗收。
6)地基釬探。
7)樁基施工記錄。
8)結構吊裝、預制混凝土、樓板安裝記錄。
9)現場預應力施工記錄。
10)沉降觀測記錄。
11)施工測溫記錄。
12)施工放線測量記錄。
13)通風道、垃圾道暢通記錄。
14)質量事故處理記錄。
15)地基隱蔽工程驗收記錄。
16)基礎隱蔽工程驗收記錄。
17)主體隱蔽工程驗收記錄。
18)樓地面隱蔽工程驗收記錄。
19)屋面隱蔽工程驗收記錄。
20)采暖衛生與煤氣隱蔽工程驗收記錄。
21)電氣隱蔽工程驗收記錄。
22)通風與空調隱蔽工程驗收記錄。
23)電梯安裝隱蔽工程驗收記錄。
24)工程分項使用功能檢測記錄 ,包括內容分四個方面共13項:
煙道、樓板堵孔情況檢查記錄。
地漏安裝、廁所、衛生間、陽臺地面坡向及滲漏情況檢查記錄。
卷材屋面防水施工檢查記錄。
給水(采暖)管道通水試驗記錄。
(排水)管道通水試驗記錄。
(排水)管道灌水(雨水)靜壓試驗記錄。
散熱器組裝后壓力試驗記錄。
給水(采暖)管道系統壓力試驗記錄。
照明線路絕緣電阻測試記錄。
普通電氣設備安裝動態檢查記錄。
防雷及電器設備接地電阻測試驗收記錄。
防水工程滲漏試驗記錄表。
管道通球檢驗記錄。
(四)單位工程分部、分項工程質量評定表
1)單位工程質量評定表(綜合評定表)。
2)單位工程分部質量評定匯總表。
3)保
證項目技術資料核查表。
4)單位工程觀感質量評定表。
5)地基與基礎工程質量評定表(分部及分項)。
6)主體工程質量評定表(分部及分項)。
7)地面與樓面工程質量評定表(分部及分項)。
8)門窗工程質量評定表(分部及分項)。
9)裝飾工程質量評定表(分部及分項)。
10)屋面工程質量評定表(分部及分項)。
11)采暖衛生與煤氣工程質量評定表(分部及分項)。
12)電氣工程質量評定表(分部及分項)。
13)通風與空調工程工程質量評定表(分部及分項)。
14)電梯安裝工程質量評定表(分部及分項)
(五) 竣工圖
1)建筑竣工圖。
2)結構竣工圖。
3)給排水竣工圖。
4)采暖竣工圖。
5)電氣竣工圖。
6)通風與空調竣工圖
(六) 與工程有關的各種聲像材料(注明文字說明、工程名稱、地點、時間、施工部位等)及其他材料。
七、資料的移交工作必須建立健全手續,資料的名稱、份數、頁數登記造冊,移交時填寫移交表,一式兩份,雙方簽字。重要材料移交表須經移交部門科長審核簽字確認。各科室及檔案室分別保管備查。
1、單項工程竣工驗收后,三個月內由工地代表將該項工程的檔案材料移交給檔案室,由檔案室按規定組卷,上交校檔案室和上級檔案館。
2、其他應歸檔的資料,必須及時移交,全部資料要在下年度的一月十五日前移交給檔案室。
3、歸檔資料必須是原件,使用復印件必須注明原件存放地點,一般工程前期及竣工圖歸檔兩份,其他一份,重要工程應在施工前確定歸檔份數,一般歸檔兩份以上。
4、歸檔材料移交要全面及時,負責移交人員應對文件內容進行檢查,做到內容真實、無遺漏,單項工程各工地代表負責對由施工單位移交的材料依照前歸檔內容進行檢查。
5、竣工圖必須使用新藍圖繪制,按規定加蓋“竣工圖”標志,并如實填寫內容。
6、歸檔材料必須字跡清晰端正,圖紙清楚,紙張優良,書寫一律用碳素墨水,以利長久保存。
7、檔案管理人員按規定對所收集的檔案資料進行排列、組卷、編目、裝訂。向上級檔案室部門移交的文件,如在日常工作中有查閱利用價值,檔案室應復印存留,以提高利用率。
8、校內外單位或個人,查閱檔案資料時,須經科長以上領導同意方可查閱相關資料,檔案室作好查閱記錄。
9、查閱利用檔案,一般在檔案室內進行,歸檔資料一般不外借。確須借出時,須經科以上領導批準方可辦理借出手續,并規定三日內歸還,檔案室作好借閱登記(注明借閱人姓名、單位、聯系電話等)。
10、對所借檔案資料,要妥善保護,不得轉借、不得拆卷、抽頁、剪裁、涂改、眉批、污損,借閱期間發生的一切問題由借閱人負責。
11、對借還的檔案資料,檔案管理人員要進行認真清點、檢查和驗收,無誤后方可歸檔,如發現問題,及時查明原因,上報領導。
12、對過期不還者,檔案室人員有責任催還,對故意不還者,應上報領導加以解決。
13、按有關規定確定檔案資料密級及保管期限,經鑒定需銷毀的檔案資料,必須編造銷毀清冊,經有關領導批準后方可銷毀。
14、檔案室要作好防盜、防火、防蟲、防曬、防鼠、防塵、防霉、防有害氣體等“八防”工作,嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品。
15、存放檔案櫥俱排列合理整齊,并保持清潔衛生。
16、對保管的全部資料,每半年進行一次清點核對,發現破損檔案應及時修復或復制。
17、檔案室有關人員應經常檢查和清除可能發生事故的隱患。
18、檔案管理人員在調換工作時,對所管檔案要辦理交接手續,離職后對需保密材料內容不得泄露。
19、檔案管理人員應對在冊檔案資料按一定題目選材、加工、排列、組合編制各種參考資料,提高檔案工作管理水平。
