檔案室安全管理規(guī)定辦法
檔案室安全管理制度就是學校為確保全校師生的檔案安全而制定的檔案管理制度,來看小編為大家提供的關于學校檔案管理的制度,來看下面:
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是行政管理工作的一部分,須有一名校領導分管。
2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導匯報,以便及時了解檔案工作動向,領導本校檔案工作。
3、檔案工作由校辦公室負責,對各處室的兼職檔案員進行業(yè)務指導,在檔案移交時檢驗案卷質量。
4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,本校各類檔案應集中存放在校綜合檔案室,實行統(tǒng)一管理。
5、根據國家有關檔案管理的規(guī)定,結合學校檔案工作的實際適用本校實際的保管期限表、歸檔范圍等。
6、建立以校各處室兼職檔案員為骨干的學校檔案工作網絡,定期活動。
7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為學校管理提供便利,及時做好登記和統(tǒng)計工作。
8、檔案人員應加強學習,不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務知識,使學校檔案工作更趨規(guī)范化、科學化。
(二)檔案工作人員崗位責任制
1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人員共和國保密法》規(guī)定的各項條款,依法辦事;認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度。
2、指導各部門的立卷人員和專業(yè)技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務工作,編制多種檢索工作和參考資料
做到調卷及時迅速、準確無誤。
5、 做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全
防護工作,維護國家的檔案不受損失。
6、刻苦學習檔案業(yè)務知識,提高業(yè)務能力和學術水平,努力實現(xiàn)檔案管理科學化、現(xiàn)代化。
7、遵守保密制度。
未經批準,不得利用職權擅自擴大檔案的利
用范圍,不得泄露檔案的機密和內容,確保檔案機密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是在學校各項活動中形成的具有查閱利用價值的各種文件資料均屬歸檔范圍。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是各處室的任務之一,應列入各部門兼職檔案員的職責范圍,建立崗位責任制,學校檔案室做好指導和監(jiān)督的同時搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。
3、各處室在工作中形成的具有保存價值的文件資料,均應整理立卷后歸檔,由檔案室統(tǒng)一管理,不得分散在部門或個人手中。
4、每年三月底以前,處室兼職檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將上一年度檔案材料移交檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內文件目錄,做好向檔案室移交的準備工作。
6、部門移交案卷時應經檔案室工作人員驗收,移交時應履行移交手續(xù),填寫移交清冊。
(四)檔案庫房管理制度
1、努力創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,使庫房管理更趨科學化。
2、庫房由檔案人員負責管理,并負責每天檢查門窗電的開關情況。
3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4、明確各類檔案的界限,實行分類分柜存放保管。
5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護設施,以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進入庫房,查閱檔案不得在庫房內進行。
7、庫房內不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。
(五)檔案保密保衛(wèi)制度
1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。
2、檔案室設專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內應設置閱覽檔案室,建立監(jiān)閱制度,防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。
檔案人員工作調動時,必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場所。
6、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不準向無關人員談論、泄露有關檔案內容。
在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進入庫房,不得在庫房中接待親友。
(六)檔案資料借閱制度
根據《檔案法》和有關規(guī)定,特制定本制度。
1、外單位查閱檔案,應持單位介紹信,一般應有二人。
查閱機、絕密或組織、人事方面的文件,必須是黨員。
2、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經同意,不準私自帶走。
3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內控制使用的檔案,應經單位領導同意。
4、學校檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經本單位領導批準,借出時間一般不得超過三天。
借閱期間,要確保檔案的安全。
5、凡摘抄本校檔案材料,應寫明年代、卷號、張?zhí)?并認真校核。
出具證明材料,要加蓋公章,方能有效。
如需要復制,須經經辦部門同意。
6、利用檔案者,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公布。
7、查閱檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。
批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據《檔案法》規(guī)定追究責任。
8、對利用檔案產生了明顯經濟效益和社會效益的典型事例,利用者責任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷毀制度
1、檔案銷毀必須經校領導和上級主管部門負責人審核同意。
2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊,并撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告。
3、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負責。
4、被銷毀檔案如送造紙廠打漿,必須在監(jiān)督下進行,打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號,檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,
重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和復制。
2、 認真落實檔案庫房的八防措施。
庫房內嚴禁吸煙和存放易
燃品,庫房內外放置滅火器材,以應急需;庫房門窗要裝置防盜設備,及時關開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經常清掃、整理庫房內外和櫥架內外的清潔衛(wèi)生;注意觀測庫房溫濕度,盡量控制在規(guī)定標準;每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時采取措施,防止鼠咬蟲蛀。
3、對檔櫥、架要經常進行保養(yǎng),防止銹蝕,保持美觀清潔。
4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查,并作記錄。
(九)檔案統(tǒng)計與匯報制度
檔案統(tǒng)計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。
加強檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標志。
為進一步加強檔案統(tǒng)計工作,特制度如下統(tǒng)計制度。
1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作;負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作;負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。
2、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。
檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎,應結合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內容:卷內目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統(tǒng)計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內各種情況數(shù)據,按上級部門的要求及時報送各種報表。
到年末各類檔案的增減數(shù)據應做到類別清楚、數(shù)字準確無誤。
4、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準確無誤地報出,所報各類數(shù)據不得弄虛作假。
5、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行,隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數(shù)字要進行綜合統(tǒng)計,形成完整的統(tǒng)計資料。
6、統(tǒng)計
