配件采購管理規定辦法
備品備件采購管理規章制度
第一章總則
備品備件的采購工作是采購供應部的主要工作之一。
承擔著公司所屬生產企業所需國內外備品備件的采購、供應工作包括申購計劃的整理、歸類、采購任務的安排、供求信息的收集、整理及時向申購單位、部門經理及分管副總裁反饋、匯報相關信息與供應商談判、簽訂合同跟蹤收貨和質量跟蹤監督、反饋檔案的建立等。
第二章崗位設定
采購崗位負責集團公司生產所需的備品備件的采購工作采購內業崗位負責備品備件申購單的匯總、分類及整理備品備件申購的臺帳登記相發票的審核按時編制采購月、季及年度報表。
第三章工作任務
1、負責備品備件的采購供應工作。
及時了解市場行情多方收集、整理相關供應商信息不斷拓寬供應渠道。
有選擇地收集、建立供應商檔案以備后用。
2、加強學習熟悉公司各種型號的生產設備掌握各種型號的備品備件在相關的生產設備中的功能、物性指標、性能、質量等。
采購適價、適質及符合設備技術要求的備品備件。
3、認真審核、匯總、分類各公司遞交的申購單核對各種備品備件的貨存情況嚴格按備品備件采購程序對所采申購的備品備件的型號、貨期、價格等進行查詢及時向各申購公司、部門經理及分管總裁反饋查詢結果。
合理選擇合格的分承包方。
4、嚴格執行備品備件的采購審批及備案程序即備品備件的型號及貨期限必須由各申購單位確認備品備件的價格必須部門經理及分管總裁審批簽訂的合同所經辦人員必須自行建檔外還需要送財務部備案。
5、根據備品備件的使用功能、設備要求等參考價格因素確定國內采購或國外采購需從國外采購的將簽訂的合同移交進出口科按國外采購工作程序進行采購需在國內采購的按備品備件采購程序進行采購。
6、全程跟蹤已簽合同或已開證的備品備件的生產、發貨情況。
對已到貨的備品備件配合倉庫清點數量、配合質檢進行驗貨。
對不合格的備品備件負責按合同規定和客戶協客戶拜訪紀要銷售分銷指標會議紀要新產品指標崗位職責及工作要求生產技術指標市場營銷指標供應鏈指標衡量指標完成計計劃編制說明供應商資質和管理辦法管理制度采購管理制度終端運作模式工作指引工藝流程生產計劃安排營銷管理制度商退貨、索賠等處理辦法對合格的備品備件負責向財務部申請對外付款。
7、及時整理、歸類業務檔案以備部門經理、分管總裁及相關領導的檢查按時按質地編制采購報表。
8、協調處理與相關部門的工作聯系主動向部門經理及分管副總裁匯報工作遞交資料誠懇接受檢查重大問題應請示部門經理及分管副總裁核決。
第四章權限
1、有權選擇合格的分承包方并送部門經理及分管總裁核定。
2、有權根據備品備件庫存情況對配件進行合理調配對有疑意的申購單可提出異意送部門經理及分管副總裁審批后可以予以絕拒采購。
3、對外簽訂合同金額在50萬人民幣以下的由部門經理審批審批金額在50萬人民幣以上含50萬人民幣送分管副總裁審批簽名。
4、對外付款、承兌貨款時貨物發票需附倉庫的驗收單和質檢部門的檢驗報告單經財務部審核數量無誤經辦人確認價格后報部門經理及分管副總裁簽名批準方可對外付款。
第五章職責
1、對備品備件的采購供應不及時而造成生產設備故障不能及時得到維修負責。
2、對備品備件的品種、規格、質量不符合公司的質量要求影響生產和工作負責。
3、對采購過程中因工作失誤或價格問題及不按備品備件的采購程序進行采購使公司蒙受經濟損失負責。
4、對不遵守公司的規章制度或假公濟私而給公司造成不良影響或經濟損失負責。
第五章工作程序
詳見附圖備品備件采購工作程序圖
