石油銷售公司銷售結算管理辦法
石油銷售公司銷售結算管理辦法(暫行)
第一章總則
第一條為加強石油銷售公司(以下簡稱'hb公司'或'公司')銷售結算管理,規范銷售結算工作程序,特制定本辦法。
第二條本辦法適用于公司對客戶的銷售結算,結算的產品為公司銷售的所有化工產品。
第三條所有銷售客戶,應堅持'款到發貨'的原則,確保回款資金安全。
第二章組織機構及職責
第四條產品經銷公司銷售服務中心(以下簡稱'銷售服務中心')、公司銷售部、財務部負責公司產品銷售結算工作。
(一)銷售服務中心負責營業室核算產品銷售結算,其主要職責是:
1.收集銷售原始單據,編制銷售日銷售臺帳、日報表、周報表、月報表和結算表;
2.與公司財務部、客戶核對銷售結算表。
(二)銷售部負責貨物結算,其主要職責是:
1.收集銷售原始單據,編制銷售日銷售臺帳、日報表、周報表、月報表和結算表;
2.與財務部和客戶核對銷售結算表。
(三)財務部負責監督審核結算表和貨款結算,其主要職責是:
1.銷售貨款的結算;
2.監督銷售價格執行過程;
3.督促銷售資金回籠及銷售出貨和資金回收情況的統計、分析與報表報送。
第三章結算工作程序
第五條銷售結算的工作程序:
(一)駐廠辦每日歸集業務單據,編制銷售日臺賬、銷售日報,定期根據銷售日報分核算主體編制銷售結算表,提交銷售服務中心業務、財務審核,并與公司財務部進行核對。
經審核無誤后與客戶進行核對,客戶簽字確認。
(二)物流管理部物流倉儲管理人員依據中央倉發貨記錄,編制中央倉銷售結算表,提交銷售部經理、財務部經理審核。
經審核無誤后與客戶核對,客戶簽字確認。
(三)銷售結算表經核對無誤后,為客戶開具發票和發票簽收單,延安銷售服務中心本部出納開具延安營業室客戶發票和發票簽收單,公司本部財務部開具公司核算客戶的發票和發票簽收單。
(四)客戶收到發票后,在發票簽收單上簽字,并回傳至相關單位。
第四章銷售貨款管理
第六條財務部、銷售服務中心收到客戶貨款后,應按不同的收款方式及時辦理入賬。
(一)匯款結算:及時查詢客戶匯款到賬情況,確認款項到賬后作收款處理,并向銷售部開具到賬通知單。銷售部收到到賬通知單后,判斷銷售方式:對于廠前銷售,銷售部開具日銷售計劃表,經銷售部經理審核后,發送至銷售服務中心駐廠辦;對于中央倉銷售,銷售部開具客戶收貨通知單,經財務部審核和相關人員簽字后發送至中央倉。
(二)對每筆款項應及時跟蹤其進賬情況,并到銀行索取進賬單,每日盤點貨款現金,每月定期核對客戶余額,如有不符及時查找原因。
第七條貨款退款的處理:
(一)客戶與公司終止業務后,需提出退款申請。退款申請務必包括:退款企業全稱、退款原因、業務所涉及的產品、退款日期、退款金額(以阿拉伯數字和大寫漢字明確標示金額)、退款企業開戶行、戶名和帳號(務必為退款企業所屬賬戶)。同時,退款申請務必加蓋退款企業財務章、法人章和公章,并提供經辦人身份證復印件。
(二)負責該產品的業務員收到客戶提交的退款申請后,首先確認該退款涉及的銷售業務是否已經終止,其次核對該客戶業務余額,核對無誤后填寫退款通知單并簽字。業務人員將客戶退款申請和退款通知單提交財務部銷售會計核對金額無誤后,由銷售會計簽字說明。
(三)銷售會計簽字說明后,由業務員依次提交銷售部經理(駐廠辦由業務副主任審核)審核,財務部經理審核,業務主管領導審核,財務主管領導審核,總經理審批。
(四)總經理審批通過后,由財務部與集團財務中心申請退款。
(五)月末財務部銷售會計將本月所有客戶退款明細表提交至銷售部,由銷售部通知各業務員核對退款情況。
第五章銷售發票管理
第八條銷售服務中心、財務部必須指定專人負責購買、開具和保管銷售發票,并對發票的安全性負責。開具增值稅專用發票的客戶必須提供加蓋購貨單位公司的一般納稅人的稅務登記證副本復印件。
第九條所有發票領取必須詳細登記領取時間、單位、發票號碼、金額、領取人并簽收。對發票的領用結存情況需進行及時準確的統計,按時交稅務局審核。
第六章附則
第十條本辦法由銷售部和財務部負責解釋和修訂。
第十一條本辦法未盡事宜,按國家相關法律法規和產品經銷公司相關規定執行。
第十二條本辦法自頒發之日起施行。
