某物業園區資料管理措施
物業園區資料管理措施
(1)工程資料
1)要求標準
①分門別類地接收整套(房屋、設施、設備、綠化等)接管驗收資料,填寫相關表格。
②每年年底對整套資料進行一次核對。
③資料由管理員負責,專人管理。
④借用、歸還資料必須登記。
2)管理內容
所有工程技術、維修、改造資料,各種竣工圖、各類設施設備使用、說明等資料、施工管線圖及交接驗收記錄等。
(2)業主資料
1)要求標準
①每年年底核對一次,及時更新業主信息。
②資料由專人管理。
③建立業主檔案目錄。
④借用、歸還資料必須登記。
2)管理內容
①《業主基本情況登記表》。
②《房屋交付驗收清單》。
③《交付物品清單》。
④《領房手續書》。
⑤《裝修前驗收表》。
⑥《裝修管理協議》。
⑦《裝修檢查表》。
⑧《業主意見征詢表》。
⑨與該業主相關的資料。
(3)財務資料
1)要求標準
①保密性。檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
②除公司領導、公司財務負責人外,任何未經物業服務中心經理同意,他人不得查閱管理中心帳務。
③管理中心帳本隔年上交公司存檔。
2)管理內容
財務相關資料。
(4)文件資料
1)要求標準
①收到、發出文件后進行留底存檔。
②組織員工學習(經理負責)、傳閱。
③受控文件對外保密。
2)管理內容
①外來文件。
②受控文件。
③公司發文。
④管理中心的申請、報告。
⑤管理中心致業主函。
⑥管理中心致開發公司函。
⑦管理中心致其他部門函。
(5)其它要求
①各類檔案必須注意保密,各種檔案未經許可不準外傳、外借和隨意翻動。
②文件、檔案收集后,應編制檔案目錄按目錄分類裝訂存放。
③每天應清理來往文件、各種檔案,以免資料堆積。
④裝訂文件、檔案要按序排列,每年2月份前將前年檔案裝訂、歸檔。
⑤歸檔要注意整潔、資料分類能隨手而得,避免盲目的查找。
