某市場檔案資料管理措施
市場檔案資料管理措施
1 檔案管理運作環節
1.1 資料的收集
1.1.1 建立檔案室,采取系統化、科學化、電腦化的先進手段,實施現代化、系統化、科學化、多元化、規范化、經常化等'六化'管理,建立相應的規章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。
1.1.2 資料的收集堅持系統、完整的原則,根據實體資料和信息資料的內容,從實際需要出發,擴大信息資料的來源,從時間上講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指市場物業構成的方方面面,大到房屋本體、公共設施,小到一樹一木都有詳細的資料收集。
1.2 資料分類整理
1.3 資料歸檔管理
歸檔就是按照資料自身規律、聯系進行分類保存。根據實際需要,**的管理應擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。
檔案的出、入室都有嚴格的規定:出室必須由具備資格的人員經登記后方可借出,入室時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
檔案的管理環境必須做到'三防',即防火、防潮、防變質。
1.4 檔案的運用
采用先進的檢索軟件,逐步建立電腦網絡系統,充分發揮檔案的貯存和使用價值。
1.4.1 外部網:與廣大經營者及業主、主管部門進行聯網,所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務狀況等,隨時可以查閱調用,便于工作監督和檢查。
1.4.2 內部網:管理處內部聯網,運用現代化辦公手段和設施,對文件進行分級管理、分層使用。
2 檔案資料的類別
2.1檔案資料大體分為市場物業管理政策、法規資料,竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、經營者及住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務活動記錄及檔案。
2.2 管理檔案資料(含經營者及業主檔案、裝修管理檔案巡視記錄)
名 稱 資 料 內 容
物業資料 小區基本資料、分區資料、環境文化設施資料
住戶資料
a:住戶遷入資料,經營者遷入資料
b:經營者,住戶人員檔案
c:經營者,住戶維修檔案
事務資料
a:事務值班表 b:事務交接記錄表
c:經營者及業主搬出(入)物品登記表 d:日常事務巡視記錄
e:經營者及業主回訪登記表
合格分承
其他資料
a:維修申請表(附圖紙) b:維修工程隊安全責任書
c:臨時施工人員登記表 d:施工單位營業執照
2.3 投訴與回訪及其他管理服務
名 稱 資 料 內 容
維修資料
a:維修申報表 b:維修服務派工單
c:維修回訪記錄表 d:公共設施維修記錄
治安交通
管理資料
a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶
c:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協議
設備管理
資料 a:公用
設施保養維修記錄
b:各項機電設備保養維修運行記錄
c:設備維修保養記錄
d:設備檢查記錄
市場社區文化
資料 a:活動計劃實施方案、總結記錄
b:文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導
員工管理
資料 a:員工個人資料、聘用表 b:員工業績考核及獎懲記錄
c:員工培訓計劃及實施記錄 d:員工培訓考核記錄
e:員工外出考評及參加演練記錄 f:員工住房及內務管理記錄
業主反饋
資料 a:服務質量回訪記錄表 b:業主意見調查、統計記錄
c:經營者及業主投訴及處理記錄表
行政文件
資料 a:市場管理處主管值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:市場物業公司及主管領導部門文件
d:市場管理處規章制度、通知、通報等文件
e:市場管理處榮譽一覽表
f:市場管理處接待來訪參觀記錄表
經營者及業主管委會
資料 a:籌備成立文件 b:成立后運行文件
