第1篇 鑰匙委托管理作業程序
一、目的
規范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。
二、適用范圍
適用于特定情況下業主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。
三、職責
1、服務處主管負責組織、安排鑰匙的管理工作。
2、服務處員工負責依照本程序實施托管鑰匙的日常管理工作。
四、程序要點
1、管理處可以進行鑰匙保管的范圍
(1)開發商交樓后,業主未入住時由開發商托管的鑰匙。
(2)特定情況下業主托管的鑰匙。特定情況是指:業主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,不至于給物業部工作帶來額外事端的情況。
2、開發商托管的鑰匙
(1)物業接管驗收工作結束后,物業部可以根據發展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。
(2)接管過來的鑰匙由服務處員工清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
(3)鑰匙的發放工作詳見《入住管理標準作業程序》
3、業主在特定情況下托管的鑰匙
(1)業主委托保管鑰匙時,服務處員工應按《業主托管鑰匙委托書》(一式兩聯)要求填寫日期、單位編號、業主姓名、鑰匙數量、托存原因及領取鑰匙的要求等項目。
(2)管理員就特別向業主說明本物業部不承擔為業主保管家庭財產的責任,業主同意后,請業主在《業主托管鑰匙委托書》的“業主簽名”欄簽名確認。
(3)管理員將《業主托管鑰匙委托書》第二聯交業主保管。
(4)管理員將《業主托管鑰匙委托書》上的有關內容登記在《業主托管鑰匙登記表》內,并在托管的鑰匙上貼上標有業主姓名的標識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4、托管鑰匙的管理
(1)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由服務處員工在借用人辦理鑰匙借用手續后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續的辦理程序為:借用人在《借用鑰匙登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數量、預借期、借鑰匙原因、借用人聯系電話等內容,然后簽名確認。
(2)辦理鑰匙退還手續時,服務處員工應在核對鑰匙數量后,在《借用鑰匙登記表》中標注鑰匙退還日期,并在“接收人”一欄簽名確認。
(3)服務處主管應安排服務處員工根據各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發現借期超過三天不還鑰匙者,應致電借鑰匙部門或個人催還。
(4)當接到丟失或損壞鑰匙報告時,服務處員工應按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經過并報服務處主管;服務處主管與房地產開發商/業主聯系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,服務處員工將處理結果記錄在《鑰匙管理備忘錄》中。
(5)業主或業主指定的領鑰匙人前來領取鑰匙時,管理員憑《業主證》/領鑰匙人的身份證移交鑰匙給領鑰匙人。同時應在《業主托管鑰匙登記表》中標注移交日期,請業主/領鑰匙人簽名確認。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業主/業主指定的領鑰匙人時,服務處員工不得將鑰匙轉交。
5、所有與鑰匙管理有關的記錄應由部門歸檔保存兩年。
五、記錄
1、《業主托管鑰匙委托書》
2、《業主托管鑰匙登記表》
3、《借用鑰匙登記表》
4、《鑰匙管理備忘錄》
第2篇 物業鑰匙委托管理作業手冊
物業鑰匙委托管理標準作業手冊
為了規范項目內特定情況下業主委托保管的鑰匙及空置房鑰匙的管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙
01、物業管理處鑰匙保管的范圍
發展商交樓后,業主未入住時由發展商托管的鑰匙
特定情況下業主托管的鑰匙。特定情況是指:業主確有委托要求或實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給物業管理處工作帶來額外事端的情況
未售出房屋
02、客服中心接管過來的鑰匙由檔案資料員清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中
03、鑰匙的發放工作按照入住流程操作
04、業主在特定情況下的鑰匙管理
業主委托保管鑰匙時,管理員應按《業主留鑰匙登記表》的要求填寫相關項目
管理員應特別向業主說明本物業管理處不承擔為業主保管家庭財產的責任,業主同意后,請業主在《業主留鑰匙登記表》的'業主簽名'欄簽名確認
05、托管鑰匙的管理
物業管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由物業管理處管理員在借用人辦理鑰匙借用手續后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、數量、借鑰匙原因、借用人聯系電話等內容,然后簽名確認
辦理鑰匙退還手續時,管理員應在核對鑰匙數量后,在《鑰匙借用登記表》中標注鑰匙退還日期,并在'接收人'一欄簽名確認
客服主管應安排管理員根據各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發現借期超過三天不還鑰匙者,應致電借鑰匙部門或個人催還
當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應征求業主同意后,要求損壞或丟失方重新換鎖,保證房屋安全。并將處理結果記錄在《業主留鑰匙登記表》上形成備忘錄,入業主檔案袋中
06、所有與鑰匙管理有關的記錄應由客服中心歸檔、保存。
