萬科物業顧問項目管理程序
vk物業顧問項目管理程序
1.目的
指導顧問項目開展工作,規范顧問項目運作流程。
2.范圍
適用于公司物業管理顧問項目運作管理。
3.職責
部門/崗位工作內容
顧問經營部負責拓展物業管理顧問業務、項目運作管理及按合同約定組織實施物業管理顧問服務。
負責組織編制常駐期前的顧問書、建議函。
顧問項目經理負責編制《常駐期顧問書提交計劃表》。
顧問現場項目組負責常駐期顧問書、建議函的編制工作。
顧問項目現場操作。
相關部門負責顧問項目各顧問書、建議函的審批。
品質管理部負責組織顧問監察期的工作實施。
根據合同要求定期進行顧問服務質量調查。
4.方法和過程控制
4.1顧問業務拓展
4.1.1顧問經營部負責開展公司顧問業務的拓展工作,包括業務接洽、項目考察、簽約組織等。
4.1.2顧問經營部應組織對意向合作單位及項目進行考察,對其企業資信、項目開發建設合法性、項目物業類型、開發規模、開發進度、周邊環境、顧問服務需求及所在地物業管理市場情況等進行調查,由委托方填寫《物業管理顧問項目信息記錄表》。
4.2顧問合同簽訂
4.2.1與客戶確定合作意向后,顧問經營部負責填寫《策劃方案/合同評審記錄表》,和《物業管理顧問項目信息記錄表》一起提交相關部門,按《合同管理程序》組織合同評審。
4.2.2 顧問合同簽訂按《合同管理程序》規定執行。
4.3常駐顧問期開始前工作
4.3.1合同簽訂后15個工作日內,由顧問經營部負責向合作方提交常駐顧問期前的顧問服務工作計劃,并負責組織實施。需要公司其他部門配合的,顧問經營部填寫《顧問工作配合需求表》發送至相關部門審核。
4.3.2顧問經營部應至少提前三個月,將合同規定的項目進駐時間知會人力資源部,由人力資源部組織進行項目經理及項目助理的甄選工作。并至少提前一個月,將最終確切的項目組進駐現場時間知會人力資源部,由人力資源部確定項目人選,并于進駐現場前七個工作日完成項目組人員崗前培訓。
4.3.3顧問經營部于項目組進駐現場前,與相關部門對接,準備好進駐所需的文件資料與辦公物品。
4.3.4項目組進駐現場,須由公司總經理助理以上領導(含總經理助理)帶領前往,并于正式進駐當日舉行現場顧問服務說明會。
4.4提供常駐期顧問服務
4.4.1顧問服務提供過程中,現場項目組視工作需要可申請公司專業人士赴項目現場配合開展工作。由現場項目組填寫《顧問工作配合需求表》,經顧問經營部經理審核后,報相關部門審核。
4.4.2常駐顧問期內,品質管理部每二個月應向合作方進行一次顧問服務滿意度調查,調查結果發送品質管理部備案,并將調查結果知會顧問經營部。
4.4.3常駐顧問期結束時,須由公司總經理助理以上領導(含總經理助理)前往項目現場,召開項目現場服務結束說明會。
4.4.4常駐顧問期結束后三個工作日內,顧問經營部將顧問合同約定的顧問監察頻次及時間安排知會品質管理部,由品質管理部組織實施顧問監察服務。
4.4.5常駐顧問期內,如存在拖欠顧問款,顧問組應每月報送部門經理、分管理領導及財務部。
4.5合作方人員赴公司培訓
4.5.1合作方人員赴公司培訓前,由顧問經營部提前15個工作日將培訓時間、人員資料等信息知會人力資源部。
4.5.2人力資源部統籌安排培訓事項,顧問經營部及公司其他部門協助人力資源部開展該項工作。
4.5.3人力資源部應于培訓開始前提前七天完成對學員的培訓需求調查,并根據調查結果安排、調整課程及講師。
4.5.4人力資源部應對培訓效果進行調查與評估,并向合作方提供評估結果及培訓學員的能力評估資料。
4.6提供監察期顧問服務
4.6.1在完成監察期現場審核后,現場審核人應在5個工作日內完成監察報告,經品質管理部批準后,由顧問經營部提交至合作方。
4.7顧問書及建議函審批管理
4.7.1常駐顧問期顧問書及建議函編制、審核方法
4.7.1.1項目組經理在項目進駐七個工作日前,編制《常駐期顧問書提交計劃表》,經顧問經營部經理審核后,交由分管領導批準。
4.7.1.2每冊顧問書提交前,須提前八個工作日呈專業審核人審批。
4.7.1.3專業審核人可組織相關人員進行專業審議,并于收到顧問書之日起五個工作日內簽署審批意見,發送至項目經理,抄送顧問經營部文檔管理負責人。
4.7.1.4項目經理根據項目實際情況,即時編制建議函,發送至專業審核人,審核人于三個工作日內簽署審批意見,發送至項目經理,抄送顧問經營部文檔管理負責人。
4.7.1.5項目經理簽署經過審批的顧問書、建議函,提交至合作方。提交人及合
作方接收人須于《顧問書簽收表》、《建議函簽收表》上簽字確認。
4.7.2《常駐期顧問書提交計劃表》更改、審核方法
4.7.2.1如需對顧問書提交計劃進行調整,由項目經理填寫《顧問書提交計劃調整表》。
4.7.2.2項目經理將《顧問書提交計劃調整表》發送至顧問經營部經理審批,顧問經營部經理應于二個工作日內簽署審批意見。由顧問經營部經理將調整情況知會相關部門。
4.7.3常駐顧問期前顧問書、建議函編制、審核方法
4.7.3.1顧問經營部按顧問服務工作計劃組織編制常駐顧問期前的顧問書與建議函,審核方法參照常駐顧問期顧問書及建議函編制、審核方法執行。
4.7.3.2顧問經營部將經過審批的顧問書、建議函,以傳真、郵件等方式交至合作方。提交人及合作方接收人須以傳真方式于《顧問書簽收表》、《建議函簽收表》上簽字確認。
5.相關文件
vkwy7.2.2-z01 《合同管理程序》
6.記錄表格
vkwy7.5.1-j04-f1《物業管理顧問項目信息記錄表》
vkwy7.5.1-j04-f2《常駐期顧問書提交計劃表》
vkwy7.5.1-j04-f3《顧問書提交計劃調整表》
vkwy7.5.1-j04-f4《顧問工作配合需求表》
vkwy7.5.1-j04-f5《顧問書簽收表》
vkwy7.5.1-j04-f6《建議函簽收表》
