第1篇 灣麗酒店采購管理制度
麗灣酒店采購管理制度
為使酒店的采購工作走上制度化、規范化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、采購管理部門
酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的采購工作.
二、采購部工作基本要求
1.所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意
2.所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3.所有采購物品的品質須保持一慣穩定
4.采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責
5.采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6.所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7.采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8.采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9.禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜
10.采購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經理(倉庫主管)--資產會計復查--董事同意--采購部詢價--財務總監稽查部--行政辦-----董事會--申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,經董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.
2.單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質--評定小組確定供貨商--采購部與供貨商共同草擬合同或采購協議
財務審批--行政辦審批--董事會審批蓋章或簽字
執行合同或協議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結)物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執行.
各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查,根椐市場調查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內,供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、采購監督
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監督.
五、供應商管理
1.財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2.選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
3.采購部要做好同供貨商的聯系和接待等工作,維護酒店形象.
第2篇 大酒店采購管理制度
為使酒店的采購工作走上制度化、規范化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
二、 采購部工作基本要求
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質評定小組確定供貨商采購部與供貨商共同草擬合同或采購協議
財務審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字 執行合同或協議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)4.賒購(月結)物品采購審批程序
各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查,根椐市場調查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內,供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、 采購監督
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監督.
五、 供應商管理
3. 采購部要做好同供貨商的聯系和接待等工作,維護酒店形象.
第3篇 酒店采購驗收制度
酒店采購與驗收制度
第一條:為規范酒店的原材料采購程序、采購行為和節約采購成本、滿足酒店經營的需求、提高酒店的經濟效益、特制定本制度。作為酒店采購人員及部門驗收的標準!
第二條:采購方式及供貨商的確定:
(一)采購方式的確定
1對于用量大、消耗快、周轉頻繁的原材料,可選擇供貨商送貨的方式。
2對于使用平率低,不容易集中采購的貨物可由采購人員采購。
3對于一些特殊的原材料可由外地發貨,按計劃定期申購。
(二)供貨商的確定原則:
1初選供貨商:要深入細致的進行市場考察,要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商,進行綜合考察,在考察中要重點了解供貨商的實力,專業化程度,貨物來源,價格、質量極其目前的供貨狀況。
2試用供貨商:對于同類商品找出兩家同時供貨,重點從質量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。
3確定供貨商:在使用兩個月的基礎上、由總經理、副總經理、財務人員、廚師長、采購人員組成審查小組,以民主表決的方式集中投票表決來確定。
4簽定供貨合同:確定供貨商后,由總經理與供貨商簽定供貨合同,合同的期限不得超過一年。
5供貨商的更換與續用:在合作的過程中,如發現供貨商有不履行合同的行為,在合同期滿前,由審查小組集中討論決定是否更換、續用。
第三條:市場調查原則
1由總經理、財務人員、采購人員、廚師長每月不少于兩次進行市場調查。調查后需有調查記錄,寫明調查人員,調查時間、地點及調查結果,由全體人員簽字后交會計存檔。
2調查時間、地點的選擇,每項15天調查一次,以批發市場早市開市期間為調查區間,不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當日或次日調查。。市場的調查以供貨商所在的市場為準。
3調查的方法和程序。調查組應遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調料、糧油、酒水的原則,單項貨品的調查不應低于三家。調查中要堅持集中調查的原則,調查時應實行看、聞、摸等手段、必要時可進行采樣。對被調查的商品要詳細的了解產地、規格、品種、生產日期、保質期等。在詢價后要進行討價還價,切記只記錄買方一口價。
4出實地調查外,當地的報刊、雜志、電視等所刊出的價格,同行報價也是調查的手段和依據。
5調查結果由調查小組結合實地調查結果和咨詢結果進行綜合討論通過。
6零星物品的調查由總經理或委托其他人(采購人員除外)實施。
第四條采購的定價原則:
1對供貨商所供物品的定價:在市場調查的基礎上,每半月制定一次,零星物品的采購價格不定期進行。
2定價程序:由總經理同采購人員一起根據市場調查的結果與供貨商討價還價后予以確認,并由總經理、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務執行。
3價格管理原則:對于供貨價格實行最高限價制,根據不同的貨品,其最高限價范圍如下:
(1)干雜、調料、糧油、等執行價格不得高于市場批發價格的6%。
(2)低質易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數。
(3)零星物品的價格不得高于市場零售價的5%
(4)魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發價格的4%
(5)蔬菜平均在一元以下者,其執行價格不得高于市場批發價格的15%。價格在一元以上者,其定價不得高于市場批發價的10%。
4春節、國慶等節假日期間以及災害性天氣持續時間較長的月份,由于供貨價格波動太大,其定價原則可適當放寬。
第五條:申購程序
(一)零星物品的申購程序
1、對于經常性項目的采購應由所需部門每周固定時間定期報計劃,經總經理審批后,交由采購人員辦理。
2、需臨時采購的物品由所需部門填寫申購單,經部門負責人、總經理審批后方可辦理,申購單一式兩份。寫明所需物品的品種、數量、規格等。
3、零星物品的采購不得超過兩天。需要急購的物品由總經理在申購單寫明,限時購買。
(二)供貨商送貨的申購程序:
1、需貨部門填寫申購物品清單,由部門負責人簽字后,交采購人員辦理。
2、庫管人員應隨時檢查庫存,當存貨降到最低存貨點時,庫管人員應以書面形式通知采購人員進貨。
3、新進酒水、物料由總經理和采購人員簽字以書面形式通知庫管,不需填寫申購單。
4、只有采購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供貨商送貨,其他人員非總經理批準不得擅自通知送貨。
第六條:采購數量的確定原則:
為提高經濟效益,降低成本,減少資金占有,應根據勤進快銷的原則,按單采購的原則來確定日常的采購數量。
(一)鮮貨、蔬菜、水發貨的采購數量。
1、此類原料實行每日采購,一般要求供貨商送貨。
2、用上述原材料的部門每日營業結束前,根據存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間,提出次日的采購數量。
(二)庫存物品(干雜、調料、燃料、糧油、煙、酒水、低質易耗品等)的采購數量。
1、此類物品的采購數量應綜合考慮經濟批量、采購周期、資金周轉、儲存條件等因數,根據最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量,最低不得低于一天的用量。
2、庫存量的計算公式:
最低庫存量=每日需用量*發貨天數
最高庫存量=每日需用量*15天
第七條:貨物的驗收原則:
(一)驗收的質量標準:
根據本酒店制定的《質量標準進行》驗收
(二)驗收的數量標準:
根據采購人員收取的當日采購申請單上寫明的數量進行驗收,數量差異應控制在申購數量的上下10%左右。
(三)驗收人員:
采購人員、庫房人員、領用部門負責人、監督員四人共同驗收。
(四)驗收時間:
每日上午9:30---10:00下午4:30
(五)驗收程序:
1、由庫管人員填寫'入庫單'或'鮮貨食品驗收單'注明所收物品的數量、單價、金額。
2、入庫單、驗收單填寫完后,由采購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。簽字完畢后的入庫單或驗收單一式四聯,第一聯庫管自己留存;第二聯交財務做為記帳憑證;第三聯交供貨商作為結帳憑證;第四聯交總經理。
第4篇 酒店采購管理制度6
酒店采購管理制度6
為使酒店的采購工作走上制度化、規范化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的采購工作.
二、 采購部工作基本要求
1. 所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意
2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3. 所有采購物品的品質須保持一慣穩定
4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責
5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6. 所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜
10. 采購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、 采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經理(倉庫主管) 資產會計復查 董事同意 采購部詢價 財務總監 稽查部 行政辦
董事會 申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,經董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.
2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協議
財務審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字
執行合同或協議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結)物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執行.
各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查,根椐市場調查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內,供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、 采購監督
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監督.
五、 供應商管理
1. 財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
3. 采購部要做好同供貨商的聯系和接待等工作,維護酒店形象.
第5篇 e酒店采購部用車管理制度
酒店采購部用車管理制度
1.申請
①用車部門逐項填寫內部用車申請單,經部門經理審核、簽字。
②將用車申請單轉到總辦,根據需要和車輛調度情況派車。
2.審批權限
①使用小車由總經理審批.
②使用其它車輛由行政辦主任簽批.
③值班、節假日用車持部門經理簽字的申請單出車,并報行政辦備案。
3.車輛使用原則
凡出塘廈區域車輛,提前一天申報,以便總辦統一編制長途用車計劃,提高車輛使用率.
4.市內用車原則
①凡屬部門正常用車(如每周、每月例行用車),應提前半天將用車申請單報總辦。
②本著節約的原則,凡路途較近,時間允許又不需載貨的,一般不派車。
5.憑用車申請單派車
①一般情況下,必須憑內部用車申請單向行政辦申請派車。
②遇特殊情況,由行政辦公室主任電話通知,可先出車,但事后須及時補單。
③未經批準,禁止無調度單(特殊情況為申請單)找司機出車。一經發現私自出車現象,用車人必須按酒店出租車費標準付費,同時扣發司機部分效益工資。
第6篇 餐飲酒店物品采購管理制度
隨著餐飲酒店規模的不斷擴大,餐飲酒店的管理也越來越難,尤其在財務物品采購管理方面更是難上加難了,不過有一套好的物品采購管理制度管理就不再是難題了。有了制度還必須要有流程標準,同時還要做好如何減少餐飲采購中的漏洞問題。為了加強餐飲酒店物品采購的管理,防止庫存積壓、造成滯銷、超期變質等損失,我們需要結合餐飲酒店的實際情況,制定該管理制度,具體如下:
1、采購人員須認真學習《合同法》及有關法律和餐飲酒店規定,不得因合同條款訂立不當而給餐飲酒店帶來損失。合同在簽訂前須由經辦人填寫合同簽訂申請書,報餐飲酒店總經理批準,方可簽署。
2、采銷合同由專人統一編寫、登記、編制、發送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關部門合同管理人員留檔備查。
3、物品的采購:
物品的采購,按每月使用計劃及合理庫存的需要,經營業部門經理審核后報總經理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業,也應避免因超計劃采購帶來積壓或損失。
采購人員采購物品時,應根據請購單的數量、規格、質量要求、用途,審核同意后報總經理審批,方可采購。管理用物品的采購,如固定資產、儀器、工具、辦公用品等,各部門應填寫請購單,經所購物品的部門經理審核后,報總經理批準后統一購買。
辦理購物付款時,應附付款申請單、購銷合同、請購單,已經總經理審批的付款計劃或購貨合同執行情況表,報財務部審核后,方可付款。
財務部門在辦理付款時應核實付款手續是否齊全,否則財務有權拒付,并要求補齊相關手續。
采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內容必須填寫清楚齊全,如需要質檢的物品,應附質檢部門的審簽手續。根據財務要求,發票應在開出一個月內報銷,逾期未報銷給公司造成損失的,由采購經辦人承擔,該部門經理負同等責任。
采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓、變質、沉淀要列表清查、處理,對造成不必要的損失負直接責任。
4、成本部每月2日前將截止到上月末的庫存物品(包括各分庫)盤點情況匯總表報財務部,并對庫存物品現狀如短缺、毀損等列示清楚,及時處理,減少不必要的損失。如是人為因素給餐飲酒店造成損失,當事人要承擔責任。
5、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發現有上述行為,將嚴厲追究當事人經濟或刑事責任。
以上五點就是物品采購管理制度的內容,可能內容比較廣,具體的細化內容還需要自己根據自身的工作崗位要求進行調整,同時以上制度的內容是由財務部制定并負責解釋的,財務部負主要責任。有了這份物品采購管理制度還必須要有一套餐飲業采購流程及標準還能把采購部的工作做得更好。
第7篇 星級酒店采購員工作制度
星級酒店采購員工作制度
制度名稱:采購員工作制度
第1條 目的。
為規范本酒店采購員的采購行為,提高采購工作效率,控制采購成本,特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本制度適用于對采購員的管理工作。
第3條 采購員不準弄虛作假,偽填或涂改發票。
第4條 采購員應該時刻維護酒店形象,保守商業秘密。
第5條 采購員應該愛惜并節約使用酒店的一切財產物資。
第6條 采購員應該恪盡職守,勤奮工作,高質量地完成工作任務。
第7條 采購員應該主動學習業務知識與技能,提高自身的工作能力。
第8條 不按規定進行詢價的,酒店按照相關規定對其予以處罰。
第9條 緊急采購且需酒店總經理批準的,可先進行采購,后補辦相關手續。
第10條 采購員應按采購單保質、保量地進行采購,并協助收貨員按照酒店有關規定進行驗收。
第11條 憑相關領導審批的采購單,采購員按酒店規定批準權限和相關程序實施采購。
第12條 所有的采購員必須對酒店的各種經營管理信息保密,機密文件和資料不得擅自復印,未經特許,不得將文件和資料帶出酒店。
第13條 上班時應保持良好的精神狀態,認真接受領導的指示和命令,對別人的提醒、忠告和批評應持虛心接受的態度。
第14條 凡單批采購金額在萬元以上的采購,采購員應至少向家供應商詢價,爭取最低的采購成本,并將相關詢價資料報采購主管審核。
第15條 各組采購主管應對采購信息進行核實,確認采購員報價屬實及最低時,核準采購申請單。
第16條 若采購主管發現自己的詢價比采購員的報價低于%時,應展開相應的調查,并將調查結果報相關領導處理。
第17條 本制度由采購部負責制定,報總經理批準后施行。
第18條 本制度自頒布之日起執行。
編制日期 審核日期 批準日期
修改標記 修改處數 修改日期
第8篇 酒店公司采購稽核制度
酒店公司采購稽核
―、采購人員之稽核
采購人員之稽核,其目的在于確保采購人員之行為能符合酒店所確立的規范,并查核有無為自己或他人而犧牲酒店利益的事情,更借此培養采購人員應有的道德觀念。
采購人員之稽核,多以機密之方式進行,因為事關個人品德的問題。擔任稽核的人士,除了采購主管必須負行政責任,經常督導所屬之言行操守外,為求立場客觀,另由酒店內部的稽核人員擔任,借以避免采購主管包庇縱容部屬之不當行為。
采購人員之稽核,可從下面一些現象著手,然后抽絲剝繭,自然可以掌握違反行為規范的事實:
(一)選擇錯誤的采購對象
若采購人員訂購的對象,并非該項貨品的專業廠商,或該貨品并非訂購對象的主要營業項目。譬如小五金(鐵釘、砂紙、手工具、棉紗手套……)向大五金行(鐵管、鋼板、鋼筋……)購買,顯然'牛頭不對馬嘴',則可能有弊端存在。
(二)故意透過中間商購買
某些貨品在國內有總代理或經銷商,采購人員不經由此種配銷管道采購,而向其他無正式代理配銷資格之廠商采購。或者,貨品可直接向原制造廠商購買,卻經由中間商購入。這兩種情形,除非有特殊因素,否則,顯然有'圖利他人'之嫌。
(三)采購數量集中一家
當采購的貨品不是特殊品,合乎報價資格之廠商為數不少,而系長期需用且亦經常舉行詢價;但得標廠商總是固定某一家,這可能買賣之間有不當的'默契',或供應商有'圖標'的行為。此外,一次采購同類貨品規格有很多種時,如果某廠商之報價,在眾多不同規格的貨品項目全部皆最低,最后并由其獨攬交貨數量,則顯示采購人員有將競爭廠商報價資料漏露給得標廠商之嫌。
(四)準購單越級審核
有些采購主管善盡職責,對各種可能發生的弊端,在審核準購單時多能事先防范與糾正,而使心懷不軌的采購人員幾乎無機可乘。居心不良的采購人員可能會利用采購主管出差或請假之時,將準購單越級呈請上級主管簽核,以遂其不軌之計謀。因此,采購主管對于未經其親自審核之準購單,宜于事后細加盤查,則不能發現采購人員違規情形。
(五)報價單之筆跡與圖章可疑
某些采購人員為'保障'某一供應商得標,可能容許報價廠商提供不實之其他同業的報價單,以圖蒙混并符合采購手續(至少有三家以上報價等)。在此情況下,幾張不同廠商之報價單之筆跡,有時發現出自同一人;而蓋用印信時,故意將'陪標'廠商之地址或電話弄得模糊不清,以防追查。經驗豐富眼光銳利的采購主管,會注意這些欲'蓋'彌彰的報價單,而追查出'蛛絲馬跡'。進而發現弊端。
(六)生活闊綽行為詭異
若采購人員與供應商有所勾結,并獲取不當利益后,有些人無法掩藏'暴發戶'的舉止,一改過去'一單食,一瓢飲,居陋巷'的模樣,展現'瓊漿玉液,居高樓華廈'的氣派,而與供應商過從甚密,經常交頭接耳,形同'最佳拍檔',此種現象,應予注意,并設法深入
調查該采購人員經辦案件,是否有不軌之處。
(七)黑函檢舉
有些供應商不齒采購人員貪婪無厭,可能會以信函舉發其強索回扣事情。因此,采購主管及稽核人員即可據以明查暗訪,以搜索采購人員的違規行為。
以上所述,是采購人員違反行為規范的可能途徑及事后稽核之道。事后稽核固屬必要,但事前防范而予杜絕,才是上策。茲將事前防范方法,介紹如下:
1、建立價格差異報告制度
采購人員若處心積慮與供應商勾串,必透過虛抬價格協助供應商獲取暴利,然后分享其成。因此,對于新購價格與原購價格之差異,應提出書面報告,并分析說明漲價理由。此項報告制度,一方面除可了解漲價原因,另方面亦有'例外管理'之作用,提醒采購主管特別注意,詳加審核。若采購金額較巨,且上漲幅度頗大時,該采購案應送交稽核部門或會計部門評核,甚至應呈請總經理核準,借以排除一切不合理、不合法的漲價行為,遏阻任何可能損害酒店利益的情形發生。
采購主管或稽核人員若對價格有所疑惑,最好的方法是,私下對未報價的合格廠商秘密查詢。若采購人員或供應商對價格'灌水'太離譜的話,經此詢問比對,勢必原形畢露。
2、爭取供應商的合作
所謂'道高一尺,魔高一丈',若采購人員與供應商勾結,在采購案件繁多的情況下,作業時的壓力迫使采購主管倉促簽核,難免百密一疏;而稽核人員一般缺乏專業技巧,搜證不易。因此,若能爭取供應商的合作,則稽核工作一定事半功倍。不過供應商為表示絕無勾串,或為防止采購人員將來報復,通常起初多不肯合作。所以,采購主管必須軟硬兼施,說之以理,動之以情,必要時申言不惜采取法律行動;否則供應商堅不吐實,稽核工作將半途而廢,甚至打草驚蛇。不管是采購主管或稽核人員,在約談供應商之前,最好能掌握一些線索,然后嚴加詰問,否則無的放失,勢必無功而退。最好是,平日定期造訪供應商,建立情誼,以使對方自愿充當'線民',舉發采購人員需索無度之劣行。
二.采購作業之稽核
前面所述之采購人員的'品德'之稽核,固然重要,但是相對地,也應該注意檢討整個采購作業體系與工作結果,以求建立完美的采購制度,達成酒店機構所賦予采購部門之職責。茲將采購作業之稽核重點,介紹如下:
(一)采購計劃過程之稽核
1、采購部門之采購計劃,是否遵循酒店的產銷預測來擬訂,二者之間是否容易協調配合,或經常各行其道
2、采購部門是否參與酒店策略規劃,其所擬訂的部門目標,是否與酒店的總目標一致
3、是否編訂采購手冊,對采購部門之政策、職責、人員編制、作業系統、表單使用等,是否均有詳細的解說
4、對于新材料、新來源、可能預見的缺貨及漲價等,有無擬訂采購策略或方案加以因應
5、采購部門之人員與費用預算是否合理能否達成酒店所付托的責任有無編制采購預算,提供財務部門資金籌劃之參考
(二)采購作業執行之稽核
1、請購方面
(1)在新產品設計階段,采購部門是否就材料之價格與來源提供意見是否訂有工程修改之管理辦法
(2)需用部門對請購單中之條件是否填寫清楚,有無任意指定廠牌,或對規格做不必要之限制,以致減少供應商競爭之程度
(3)若已建立材料需求計劃,是否請購數量尚須依賴人為的判定加以調整
(4)所有請購是否以制式之請購單提出申請,有無未經請購或由其他部門核準采購案
(5
)采購人員對請購之需求,認為有不符合酒店最佳利益時,是否可以質疑并要求申請部門變更條件
(6)購運時間是否合理,是否經常發生緊急采購
(7)決定存量水準時,是否考慮訂購成本、倉儲成本、預期的價格變動,以及貨源充裕或短缺問題
(8)耗用性物料及資本支出之請購,是否使用不同的請購單,以便對需求狀況作不同程度的說明與管制
2、選擇供應商方面
(1)大量使用之物料,是否同時與二家以上之供應商維持關系
(2)參與報價或投標者,是否為經過審查的合格廠商
(3)詢價的供應商家數,是否足以構成自由且充分的競爭
(4)對于供應商有無獎罰制度是否認真執行
(5)采購人員與供應商之間的行為規范,有無明文規定
(6)是否曾邀請國外供應商參與報價或競標
(7)是否曾利用公開招標的采購方式
(8)對于主要的物料,是否做過自制或外包的決策分析
(9)是否要訪問供應商之工廠或辦公處所,以了解其營運狀況
3、采購價格方面
(1)對獨家供應的廠商所決定的價格,是否加以認真的審議
(2)對報價最低的廠商未給予訂單,是否有足夠的理由
(3)對于供應商所提供的價格優待條件,是否未曾利用譬如現金折扣或數量折扣等。
(4)當制造物料所需的模具由買方提供時,是否有知情之工廠仍將此項模具費用包含在報價中
(5)資本設備的報價中,是否包含定期或緊急維護所需零件的費用
(6)在進行國外或國內采購決策時,是否將政府所提供的投資抵減獎勵措施,列為采用國產物品之有利的比價條件
(7)在與供應商進行談判前,是否有充分的準備(包括對產品之性能技術等方面之了解;對制造成本、價格之研究;對買賣雙方優勢和弱點的分析等)
(8)議價是否參考底價或預算重大的采購案是否要求廠商提供成本分析表
(9)除了貨款以外,是否支付額外費用
4、交貨與品質方面
(1)在訂購后,若交貨數量與規格發生變動,是否立即修改訂購單
(2)采購部門是否曾派員前往供應商工廠,實地查核主要物料或訂制的機器能否按照預定進度交貨
(3)有無設立追查或催辦制度若發現遲延交貨,采購人員是否采取必要的處置
(4)訂購未交數量加上庫存數量超過未來正常用量甚多時,采購部門是否與物料需求計劃部門商議降低將來訂購數量或取消部分訂購量
(5)當一供應商無法如期交貨,采購部門另向其他供應商下訂單時,原未能履約的供應商之訂單是否已經取消
(6)在訂購單或合約中,是否已經明確訂定物料的品質檢驗標準
(7)對于重要的物料或機器設備,是否委派品質保證部門的人員常駐供應商工廠督導品質
(8)買賣雙方對于交貨品質認定不同所發生的紛爭,是否經常發生在未完成驗收手續前,這些貨品的責任誰屬
(9)訂購單或合約中,有關交貨遲延或完工保固、保證責任,是否有明文規定
第9篇 某酒店物品采購制度
為了加強物品采購的管理,防止庫存積壓,造成的滯銷,超期變質等損失,結合酒店的實際情況,特別定本制度:
采購人員須認真學習《合同法》及有關法律和酒店規定,不得因合同條款訂立不當而給酒店帶來的損失,合同在簽訂*須由經辦人填寫合同簽訂申請書,報酒店總經理批準方可簽署。
采銷合同專人統一編寫,登記、編制、發送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關部門合同管理人員留檔備查。
三、物品的采購
物品的采購,必須按每月使用計劃及合理庫存需要,經營業部門經理審核后報總經理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業,也應避免因超計劃采購帶來積壓或損失。
采購人員在采購物品時,應根據請購單的數量,規格質量要求,用途、審核同意后報總經理及董事長審批方可采購,管理用物品的采購,如固定資產,*器、工具、辦公用品等。由各部門填寫請購單,經所購物品的部門經理審核后,報總經理及董事長批準后統一購買。
辦理購物付款時,應附付款申請單,購銷合同,請購單已經董事長審批的付款計劃或購貨合同執行情況表,報財務部審核后,方可付款。
財務部門在辦理付款時應核實付款手續是否齊全,否則財務有權拒付,并要求補齊相關手續。
采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內容必須填寫清楚,數量、產品規格、保質日期、名稱等。
購庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓,變質,沉淀、列表清查,處理,對造成不必要的損失負直接責任。
四、倉管部每月2日前將截止到上月未的庫存物品的盤點情況匯總制成報表報財務部備案,并對庫存物品現狀如短缺毀損等列示清楚,及時處理減少不必要的損失。
五、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發現有上述行為,將嚴厲追究當事人經濟法律責任。
六、本制度由財務執行并負責解續。
七、其他未盡事宜見采購和保管等相關補充條例。
第10篇 酒店物品原材料采購制度
物品、原材料采購制度
1、物品庫存量應根據酒店貨源渠道的特點,以掌握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應以兩月使用量為限,物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。
2、堅持凡國內能解決的不在國外進口,凡本地區能解決的不到外地采購的規定。
3、各項物品、商品、原材料的采購,必須遵守市場管理及外貿管理的規定。
4、計劃外采購或特殊、急用物品的采購,各部門知會財務部并報總經理審批同意后,方可采購。
5、凡購進物料,尤其是定制品,采購部門應堅持先取樣品,征得使用部門同意后,方進行定制或采購。
6、高額進貨和長期定貨,均應通過簽訂合同的辦法進行。
7、從國外購進原材料、物品、商品等,凡動用外匯的,不論金額大小一律必須取得總經理的批準,方予采購,否則財務部拒絕付款。
8、凡不按上述規定采購者,財務部以及業務部門的財會人員,應一律拒絕支付,并上報給總經理處理。
物品、原材料盤查制度
1、物品、原材料、物料在盤點中發生的溢損,應對自然溢損和人為溢損分別作出處理。
2、自然溢損:
(1)物品、原材料、物料采購進倉后,在盤點中出現的干耗或吸潮升溢,如食品中的米面及其制品、干雜貨等,在升損率合理的范圍內,可填制升損報告,經主管審查后,視營業外收入或管理費科目內處理;
(2)超出合理升損率的損耗或溢余,應先填制升損報告書,查明原因,說明情況,報部門經理審查,按規定在營業外收入或管理費科目內處理。
3、人為溢損:
人為溢損應查明原因,根據單據報部門經理審查,按有關規定在待處理收入或待處理費用科目處理。
物品、原材料損耗處理制度
1、物品及原材料、物料發生變質、霉壞,失去使用(食用)價值,需要作報損、報廢處理。
2、保管人員填報物品、原材料變質霉壞報損、報廢報告表,據實說明壞、廢原因,并經業務部門審查提出處理意見,報部門經理或財務部審批。
3、對核實并核準報損、報廢的物品、原材料的殘骸,由報廢部門送交廢舊物品倉庫處理。
4、報損、報廢由有關部門會同財務部審查,提出意見,并呈報總經理審批。
5、在營業外支出科目處理報損、報廢的損失金額。
食品采購管理制度
1、由倉管部根據餐飲部門需要、訂出各類正常庫存貨物的月使用量,制定月度采購計劃一式四份,交總經理審批,然后交采購部采購。
2、當采購部接到總經理審批同意的采購計劃后,倉管部、食品采購組、采購部經理、總經理室各留一份備查,由倉管部根據食品部門的需求情況,定出各類物資的最低庫存量和最高庫存量。
3、為提高工作效率,加強采購工作的計劃性,各類貨物采取定期補給的辦法。
第11篇 酒店采購部用車管理制度
酒店采購部用車管理制度
(三)
三、車輛維修保養檢查制度1.司機在完成日常出車任務回隊后,需對所管的車輛做到勤檢查、勤擦洗、勤保養外,在車輛月檢前,需進行認真系統的檢查保養。
2. 檢查的項目有月行駛里程、全車衛生、機油、水、剎車油、變速油及輪胎氣壓等,如果不合格則予限期完成并停駛,在停駛期限內將對司機的福利待遇做相對扣發。
3. 對于汽車正常的維修或保養如換機油等需由司機本人完成。
4. 對于確需送修理廠進行修理的汽車需同主管提出申請,經總辦同意、總經理審批方可修理。
5.對于修理回來的車輛,本車司機需對車輛認真檢查,是否合乎標準,修理廠所收費用是否合理,主管部門領導具有審查的權力。
6. 對車輛的月檢更換某種部件、年檢進廠修理車需詳細的記入本車技術檔案。
7. 對于按汽車尾號要進行年檢的車輛,需領取車輛年檢表。
對車輛進行年檢合格后,要迅速去交管部門領取年檢合格證貼于汽車前風檔的右前方。
四、高速公路、機場通行費和審核車輛暫存費的報銷制度司機出車需經過上述路段或暫存時,所必須交納的費用回隊后需將票據如數交給主管審核并說明緣由,對于駕駛路線與票據不相符的,由總辦進行審核,不合理的費用將不予報銷并追究當事人責任(每月報銷一次)。
五、安全行車獎勵制度對司機當月做到安全行車的,給予適當安全獎,如出事故則扣發或不發。
年終被酒店評為先進駕駛員的,將按有關規定給予獎勵。
六、車輛隨車工具管理規定及用車管理制度1.所配發的隨車物品均由司機本人保管,如丟失,照價賠償,需要更換的以舊換新。
2. 不經領導批準,司機出車無論多晚一律將車開回酒店。
3. 任何人將車開出酒店,都要向主管打招呼并領取調度單。
4. 車輛如有碰壞需立即報告領導,如隱瞞不報加重處罰。
七、司機著裝司機的著裝好壞一定程度上影響酒店形象,因此必須做到:1.上崗前按酒店規定穿工服、穿皮鞋、著深色襪子。
2. 上崗發型必須符合酒店儀表儀容要求。
3. 個人衛生符合酒店要求。
八、司機管理處罰規定1.服務質量違紀處罰:
①不按規定著裝經提醒不改正者處以罰款。
②未提前5分鐘到達出車地點或因需加油等情況而延誤出車者處以罰款。
③凡因服務態度、服務質量不好,受到賓客或用車人投訴者處以罰款。
2. 安全行車違紀處罰:
①凡發生交通違章行為(以交通管理部門違章通知為準),扣除當月安全獎。
②如發生酒店開車或將車交非司機駕駛,將給以罰款。
因酒后開車,非司機開車、開車辦私事而發生的交通違章和事故,一切責任和經濟損失完全自負。
第12篇 酒店采購管理制度-范本
為使酒店的采購工作走上制度化、規范化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的采購工作.
二、 采購部工作基本要求
1. 所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意
2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3. 所有采購物品的品質須保持一慣穩定
4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責
5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6. 所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜
10. 采購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、 采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經理(倉庫主管) 資產會計復查 董事同意 采購部詢價 財務總監 稽查部行政辦
董事會 申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,經董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.
2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協議
財務審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字
執行合同或協議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結)物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執行.
各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查,根椐市場調查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內,供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、 采購監督
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監督.
五、 供應商管理
1. 財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
