縣某項目辦檔案管理制度
縣項目辦檔案管理制度
1、凡是反映本機關(guān)主要職能活動基本歷史面貌的(包括本機關(guān)、上級、同級機關(guān)產(chǎn)生的),并具有在今后工作中有查考價值的文件、材料、會議記錄、調(diào)查材料、群眾來信、人事組織介紹信、統(tǒng)計報表、圖紙、圖像、圖表、憑證、賬冊、反映本單位情況的重要剪報、照片、光盤以及大事記、年鑒、歷史沿革等均屬于歸檔范圍之列。
2、應歸檔的文件、材料應收集齊全、完整,按照有關(guān)規(guī)定按件進行整理、裝盒,使之能正確反映本辦各項工作活動的基本歷史面貌,便于保管和利用。歸檔文件材料要系統(tǒng)。凡歸檔文件均要區(qū)分它們不同的保存價值,按長期、短期、永久進行分類。跨年度的文件,要選擇有針對性的一年來進行歸檔。
3、文書檔案由辦公室將上一年度的文件材料在次年一季度前歸檔完畢,放入檔案室集中管理。會計檔案由辦公室在次年一季度前完成立卷歸檔,按相關(guān)規(guī)定進行保管。業(yè)務檔案由各職能科室按照上級規(guī)定的時間要求進行建檔。
4、檔案庫房要落實防盜、防光、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防有害氣體等措施,保持整齊、清潔、通風。應定期對檔案保管的狀況進行全面檢查,發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施,確保檔案的齊全完整。檔案室鑰匙由檔案員專人保管,其他人員不得無故入內(nèi)。
5、屬于保管范圍的檔案資料,一般不予查閱,如確需查閱,應按規(guī)定報經(jīng)批準后方可查閱。本辦工作人員,因工作原因需要查閱與業(yè)務工作有關(guān)的檔案,準予查閱,由檔案管理員記錄查閱情況,查閱人在記錄本上簽字。借閱本科室業(yè)務以外的檔案,需經(jīng)辦公室分管領導同意方可查閱。外單位查閱本局檔案,必須持有該單位介紹信,經(jīng)主任同意方可查閱。
6、檔案銷毀應在指定地點進行,同時要有兩人以上在場,并在銷毀清冊上簽字,銷毀清冊列入檔案保存。
7、檔案人員應定期向縣檔案館移交應進館的檔案,在移交進館檔案時,應按相應規(guī)定和要求執(zhí)行。
8、檔案人員調(diào)動工作,應認真辦好交接手續(xù)。
