某學院黨委辦公室會議組織管理制度
學院黨委辦公室會議組織、管理制度
一、會議的準備
1.接到有關會議通知后,辦公室負責人應以書面形式明確會議時間、地點、內容、參加人員范圍以及特殊要求等,通知辦公室辦事秘書。
2.辦事秘書接任務后,應及時做好各項準備工作,包括按照會議要求準備材料,確定并落實會議時間、地點、用車、會場布置等,并將準備情況向辦公室負責人匯報。
二、會議的通知
1.辦事秘書按照會議參加人員的范圍通過辦公自動化系統發布會議通知。通知應包括被通知人(單位)名稱、會議時間、會議地點、會議名稱、落款等內容;通知至少應于開會前一天發出。
2.臨時召開會議,可采用電話通知;如無法通知到當事人,需請他人轉告時,辦事秘書應記錄轉告人的姓名及接聽時間。
3.承擔通知任務的秘書應及時將會議通知和反饋情況向辦公室負責人匯報。
三、會議的記錄及紀要整理
1.一般情況下,秘書應在開會前10-15分鐘提前進場,檢查會場情況,準備好專用的會議記錄本以及符合存檔標準的書寫工具,做好記錄準備。如有特殊記錄工具,則應在會前30分鐘進行調試,調試合格后方可使用。
2.會議記錄應包含會議時間、會議地點、參會人員情況、會議進行情況、參會人員發言摘要以及會議結論等內容;負責會議記錄的秘書應保持會議記錄工作的連貫性和準確性。
3.會議結束后,負責記錄工作的辦事秘書應在2個工作日內形成會議紀要,報送辦公室負責人核準后,交由主持會議的校領導簽發。
四、會議抄告單的下發、督辦及反饋
1.如會議有關決定需要抄告有關部門(單位)執行,辦事秘書應在2個工作日內完成抄告單,經辦公室負責人核稿,交主持會議的校領導簽發后,通過辦公自動化系統發至有關部門。
2.辦事秘書應及時了解抄告單的執行情況,做好督辦工作,并向辦公室領導匯報。
3.辦事秘書應每學期整理抄告單的執行情況,報有關領導審閱。
五、會議有關材料的存檔
1.會議的有關材料應統一回收,視不同性質分別存檔。
2.與會議有關的會議準備單和通知記錄單應至少保留2周。
3.會議記錄本、會議抄報單(存根聯)、會議通報、會議發言稿等文書,應按學校有關規定存檔。
