測繪檔案室安全管理制度3
測繪檔案室安全管理制度(三)
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是測繪管理工作的一部分,須有一名領導分管。
2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導匯報,以便及時了解檔案工作動向,掌握房產(chǎn)測繪檔案工作。
3、檔案工作由分管領導負責,對檔案員進行業(yè)務指導,在檔案移交時檢驗案卷質(zhì)量。
4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,測繪檔案應集中存放在測繪檔案室,實行統(tǒng)一管理。
5、根據(jù)國家有關檔案管理的規(guī)定,結合單位檔案工作的實際適用測繪實際的保管期限表、歸檔范圍等。
6、建立以檔案員為骨干的檔案工作網(wǎng)絡,定期檢查。
7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為測繪管理提供便利,及時做好登記和統(tǒng)計工作。
8、檔案人員應加強學習,不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務知識,使測繪檔案工作更趨規(guī)范化、科學化。
(二)檔案工作人員崗位責任制
1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人員共和國保密法》規(guī)定的各項條款,依法辦事;認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度。
2、指導各部門的立卷人員和專業(yè)技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質(zhì)量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務工作,編制多種檢索工作和參考資料
做到調(diào)卷及時迅速、準確無誤。
5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全
防護工作,維護國家的檔案不受損失。
6、刻苦學習檔案業(yè)務知識,提高業(yè)務能力和學術水平,努力實現(xiàn)檔案管理科學化、現(xiàn)代化。
7、遵守保密制度。未經(jīng)批準,不得利用職權擅自擴大檔案的利
用范圍,不得泄露檔案的機密和內(nèi)容,確保檔案機密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是委托測繪的成果及圖紙、草圖等均屬歸檔范疇。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是檔案員的任務之一,應列檔案員的職責范圍,建立崗位責任制,同時搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。
3、在工作中形成的具有保存價值的文件資料,均應整理立卷后歸檔,由檔案室統(tǒng)一管理,不得分散在部門或個人手中。
4、每月底以前,檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將其檔案材料存放檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄,做好向檔案室移交的準備工作。
6、部門移交案卷時應經(jīng)檔案室工作人員驗收,移交時應履行移交手續(xù),填寫移交清冊。
(四)檔案庫房管理制度
1、努力創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,使庫房管理更趨科學化。
2、庫房由檔案人員負責管理,并負責每天檢查門窗電的開關情況。
3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4、明確各類檔案的界限,實行分類分柜存放保管。
5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護設施,以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進入庫房,查閱檔案不得在庫房內(nèi)進行。
7、庫房內(nèi)不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。
(五)檔案保密保衛(wèi)制度
1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。
2、檔案室設專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內(nèi)應設置閱覽檔案室,建立監(jiān)閱制度,防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調(diào)動時,必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場所。
6、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不準向無關人員談論、泄露有關檔案內(nèi)容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進入庫房,不得在庫房中接待親友。
(六)檔案資料借閱制度
根據(jù)《檔案法》和有關規(guī)定,特制定本制度。
1、外單位查閱檔案,應持單位介紹信。
2、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經(jīng)同意,不準私自帶走。
3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案,應經(jīng)單位領導同意。
4、檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經(jīng)本單位領導批準,借出時間一般不得超過三天。借閱期間,要確保檔案的安全。
5、利用檔案者,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公布。
6、查閱檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據(jù)《檔案法》規(guī)定追究責任。
7、對利用檔案產(chǎn)生了明顯經(jīng)濟效益和社會效益的典型事例,利用者責任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷毀制度
1、檔案銷毀必須經(jīng)校領導和上級主管部門負責人審核同意。
2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊,并撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告。
3、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負責。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號,檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,
重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和復制。
2、認真落實檔案庫房的八防措施。庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易
燃品,庫房內(nèi)外放置滅火器材,以應急需;庫房門窗要裝置防盜設備,及時關開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經(jīng)常清掃、整理庫房內(nèi)外和櫥架內(nèi)外的清潔衛(wèi)生;注意觀測庫房溫濕度,盡量控制在規(guī)定標準;每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時采取措施,防止鼠咬蟲蛀。
3、對檔櫥、架要經(jīng)常進行保養(yǎng),防止銹蝕,保持美觀清潔。
4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查,并作記錄。
(
九)檔案統(tǒng)計與匯報制度
檔案統(tǒng)計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標志。為進一步加強檔案統(tǒng)計工作,特制度如下統(tǒng)計制度。
1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作;負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作;負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。
2、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎,應結合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內(nèi)容:卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統(tǒng)計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù),按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應做到類別清楚、數(shù)字準確無誤。
4、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準確無誤地報出,所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。
5、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行,隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數(shù)字要進行綜合統(tǒng)計,形成完整的統(tǒng)計資料。
