化龍物業檔案收集保管管理制度
雅園物業檔案收集、保管管理制度
檔案管理工作是公司的一種重要基礎工作,建立健全檔案收集、保管制度是提高工作效率,實現管理規范化,工作標準化的重要舉措之一。各部門在日常工作中產生下列文件均請按有關要求及時交行政辦公室歸檔。
一、各種會議材料(實時上報存檔)
1、董事會及公司、管理處各類辦公例會的會議記錄、紀要;
2、公司、管理處各種專題工作會議的會議記錄、紀要或報告;
二、各種文件材料(實時上報存檔)
1、公司、管理處下發的通知、通報、決定、規定;
2、管理處所有對客通知;
3、管理處各種活動的紀實性材料照片及總結報告;
4、工作計劃、總結;
(1)公司、管理處的年度、月度工作計劃、總結;
(2)公司、管理處各部門的年度、月度工作計劃、總結及各種專項工作方案及總結;
(3)公司、管理處預算及各階段預算執行情況總結。
5、公司、管理處各部門的情況匯報、工作報告、批示過的請示報告;
6、公司、管理處制定的工作流程、崗位職責及各種規章制度,公司、管理處各部門制定的工作手冊及各種工作規范;
7、公司、管理處大事記(行政辦公室編寫);
8、公司人力資源部及公司、管理處各部門組織實施培訓的培訓記錄、培訓大綱和教案;
9、各管理處設備臺帳及建筑檔案(定期變更內容)、各種維修改造的施工圖紙和技術文件。
三、外來文件(實時上報存檔)
1、各行政管理機關行業主管部門下發的需貫徹執行的決定、通知、規定、條例等;
2、對工作有參考借鑒價值的各種資料;
四、工作記載性文件(對客資料每周收一次,內部管理資料每月收一次,各種工作記錄后延一個月上報)
1、物業部:
記載客戶報修、返修或投訴事宜的記錄和工作票、車位管理檔案、客戶繳費歷史記錄,客戶簽署的各種單據(包括入住手續文件等),各種經營性文件;
2、工程部:
所有值班記錄、運行記錄、維修記錄、保養記錄(包括外包單位的工作記錄)、交接班記錄,二次裝修工作記錄;
3、保衛部
所有值班記錄、工作記錄(包括外包單位的工作記錄)、交接班記錄及外管局及有關對口管理單位備案資料,聯系資料;
4、保潔部
所有工作記錄(包括外包單位的工作記錄);
五、其他材料
如其它材料需要收集,按行政辦公室通知辦理。
注:
1、財務檔案、人事檔案不在此例,自行存檔嚴格管理。
2、各管理處會所及租賃單位發出的各種對客通知及經營性文件亦需備案存檔。
