物業管理處站檔案資料管理制度
項目物業管理處/站檔案資料管理制度
管理處/站檔案資料具有物業管理軟件和保證管理服務工作可追溯的雙重作用,搞好管理處/站文檔的管理是物業管理工作的重要內容。因此,為規范管理處/站的文件、檔案管理,特制定本規定。
一、指定一兼職資料員負責公司文檔的全面管理,負責管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結、報告等)和資料(技術資料、公司資料、員工檔案、政府法規、住戶檔案等)的分類、收集和保管。
二、資料管理人員須對來文發文進行登記,及時合理歸檔,歸檔時按資料分類方法進行分類,以便查閱,對于可進入電腦的資料及時輸入電腦。
三、接收文檔資料必須認真驗收,并辦理交接登記手續。
四、任何人員借閱相關文件資料,須登記日期、用途、經手人及歸還日期。
五、屬公司機密文件,要妥善保管,不準散播其內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室;員工個人檔案屬秘密材料,他人無權翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
六、對于產權人及用戶的相關資料,對管理相關的人員可查閱,不得給其他無關人員。
七、經常對檔案進行檢查、清理、核對,時間長的文件資料應分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價值的檔案根據上級檔案部門規定檔案保管期限,經相關領導批準后進行銷毀;對受損、變質檔案,及時修補和復制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。
